Une réunion vraiment particulière : la première réunion

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La première réunion est vraiment particulière. Si c’est la première fois qu’un CE est mis en place dans l’entreprise, tous les membres qui le composent sont par hypothèse de nouveaux élus. Peut-être que certains d’entre eux ont déjà exercé des mandats dans une autre entreprise, mais dans cette entreprise, c’est la première fois qu’il va leur falloir composer ensemble au sein de cette institution.
S’il s’agit d’un renouvellement du CE, les choses peuvent être différentes : peut-être êtes-vous élu(e) pour la première fois ou briguez-vous un nouveau mandat et siégerez à côté de nouveaux élus.
En tout état de cause, novices et élus chevronnés sont amenés à cohabiter durant tout le mandat. Cette première réunion est faite pour mettre en place le CE et pour qu’il puisse fonctionner rapidement. C’est une réunion d’initiation et d’organisation. Premier contact entre tous les représentants du personnel, entre les membres du CE et le chef d’entreprise, cette réunion va principalement permettre de fixer les règles essentielles de fonctionnement du comité et de répartir les tâches entre ses membres.
A partir de là, il va falloir prendre vos marques.

Qui participe à cette première réunion ?

Vous serez peut-être plus nombreux que d’habitude à cette première réunion.
En effet, côté délégation du personnel, le chef d’entreprise doit convoquer :

• les élus titulaires ;
• les élus suppléants ;
• les représentants syndicaux s’il y en a.

Par ailleurs, il est d’usage de convoquer l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du CE pour qu’ils procèdent à la reddition des comptes. Certains chefs d’entreprise invitent même tous les anciens élus, mais c’est plus rare.
Deux collaborateurs de l’employeur peuvent d’ores et déjà assister à la réunion. En toute logique, ils seront donc convoqués.
La loi ne prévoit aucun délai particulier pour la convocation des membres nouvellement élus à la première réunion du CE. Cependant, la périodicité des réunions du CE doit être respectée.
Il en résulte que cette première réunion ne doit pas avoir lieu plus d’un mois (ou deux mois s’il s’agit d’une entreprise de moins de 150 salariés non constituée en délégation unique du personnel) après la dernière séance du comité sortant.
Il arrive parfois qu’il y ait un léger décalage en raison de retards pris dans le déroulement des élections.

L’ordre du jour de la première réunion : qui le rédige ?

C’est la première et dernière fois que le président du CE rédigera seul l’ordre du jour d’une réunion puisqu’il n’y a pas encore de secrétaire de CE. Même si l’ancien secrétaire a été réélu au CE, il n’a pas à intervenir dans la fixation de l’ordre du jour, puisqu’il n’est plus secrétaire en titre et que rien ne laisse supposer qu’il sera reconduit dans ses fonctions de secrétaire tant que le vote n’a pas eu lieu.
Aucun texte ne détermine le contenu de ce premier ordre du jour, mais certains points doivent être obligatoirement abordés.
La première réunion a pour objet principal de déterminer les modalités de fonctionnement à venir du comité. C’est celle des diverses désignations, de l’élaboration du règlement intérieur, de la mise en place des diverses commissions et de la transmission des documents par l’équipe sortante (archives – notamment les PV de réunion –, transmission des comptes, etc.).
Il est en effet important de savoir de quoi vous partez. Ce n’est pas parce que vous êtes nouvellement élus qu’il faut forcément faire table rase de ce qu’ont fait vos prédécesseurs. Encore faut-il être mis au courant des démarches entreprises, des contrats passés, des contacts pris, de manière à ce que la transition se fasse le mieux possible.
La loi prévoit d’ailleurs que les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion et lui remettent tout document concernant l’administration et l’activité de l’instance. Ainsi, les anciens élus doivent-ils présenter à la nouvelle équipe un bilan de leur gestion en matière d’activités sociales et culturelles et de fonctionnement. Concrètement, ce sont bien souvent l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier qui s’acquittent de cette tâche. Cette phase est importante car elle vous permettra de faire le point sur ce dont dispose le CE en termes de budgets.
Remarque : la pratique montre que les anciens élus ne se précipitent pas toujours pour vous rendre compte de leur gestion et vous transmettre toutes les archives. C’est navrant car cela fait perdre du temps au nouveau CE. N’hésitez pas à insister pour obtenir ces documents.

La première réunion est aussi l’occasion de discuter des modalités pratiques de fonctionnement : utilisation du matériel, des locaux et des heures de délégation, modalités de versement des budgets du comité, ouverture d’un compte bancaire ou postal, etc.
Il est également important qu’au plus vite le chef d’entreprise vous transmette la documentation économique et financière de l’entreprise. Il dispose d’un mois à compter de l’élection pour le faire, mais autant obtenir ces documents dès que possible, et la première réunion peut être l’occasion de leur remise aux élus. Vous pourrez ainsi poser des questions au chef d’entreprise. Cette documentation a pour objet de présenter l’entreprise de manière synthétique sur les plans juridique, financier, économique et organisationnel. Vous aurez déjà des indications sur les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées. A vous de vous faire préciser la position de l’entreprise sur son marché et de poser des questions sur l’état des effectifs présents et futurs.
Remarque : force est de constater que cette obligation de remettre au CE une telle documentation est souvent oubliée par l’employeur. Faites le forcing pour l’obtenir !

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