A l’occasion des assemblées générales d’actionnaires, les représentants du comité d’entreprises sont conviés. Afin de leur permettre d’assister à ces réunions dans les meilleures conditions possibles, et qu’il détiennent les mêmes informations que les actionnaires, un certain nombre de documents doivent leur être transmis avant.

Les documents à destination des représentants du CE

Il est d’usage que les représentants du comité d’entreprise reçoivent, au même titre que les actionnaires, l’intégralité des documents.

En effet, le Code du Travail précise que, pour les société commerciales, le chef d’entreprise doit faire parvenir au comité d’entreprise tous les documents qui sont obligatoirement transmis aux actionnaires pour les assemblées générales. De ce fait, les représentants du CE qui assisteront à cette assemblée auront déjà entre les mains les informations nécessaires. A noter, d’ailleurs, qu’ils les reçoivent individuellement et sur les mêmes périodes que les actionnaires.

Les documents à destination du CE

Parmi les documents qui seront reçu par le CE avant les assemblées figureront notamment :

• les comptes annuels,

• le rapport de gestion du conseil,

• le rapport du commissaire aux comptes,

• le rapport spécial en matière d’attribution de stock options,

• le montant global des rémunérations versées aux plus gros salaires,

• la liste des administrateurs et directeurs généraux ou des membres du directoire et du conseil de surveillance selon les cas,

• la liste des actionnaires,

• le texte des projets de résolution,

• les renseignements concernant les candidats en cas de nomination d’administrateurs ou de membres du conseil de surveillance.

La remise des documents et les informations tenues à la disposition

Il incombe à l’entreprise de remettre les documents dans les mêmes délais pour les actionnaires et pour le comité d’entreprise.

Les informations, telles que l’inventaire des biens de l’entreprise, les comptes sociaux et les bilans des trois dernières années ainsi que les feuilles de présence et procès-verbaux des assemblées générales des mêmes trois dernières années, seront tenues à la disposition. Les membres du CE, tout comme les actionnaires, pourront, sur simple demande auprès du dirigeant, y avoir accès dans un délais d’au moins quinze jours avant l’assemblée générale. Ces éléments seront alors consultés au siège ou à la direction administrative de la société.