Toute entreprise de 50 salariés ou plus est tenue de créer un comité d’entreprise. Les salariés doivent avoir travaillé 12 mois consécutifs pour être concernés par l’obligation de création d’un C.E. Les entreprises agricoles sont liées de la même façon à cette obligation.

Comment déterminer l’effectif d’une entreprise

• Les personnes à prendre intégralement en compte

  • les employés en C.D.I.

  • les travailleurs reconnus handicapés

  • les V.R.P.

  • les employés à domicile

• Les personnes à prendre partiellement en compte

  • les employés à temps partiel

dans ce cas il faudra diviser les heures réalisées à temps partiel par la durée légale du travail

• les intérimaires

• les C.D.D.

• les stagiaires de l’entreprise

• les intermittents

Pour toutes ces situations, les travailleurs seront comptabilisés en fonction de leur temps de présence au cours des 12 derniers mois.

• Les personnes à exclure de l’effectif de l’entreprise

  • les chefs d’entreprise et les responsables de direction

  • les apprentis

  • les salariés en contrat de formation en alternance à durée déterminée.

  • les salariés en contrat de formation à durée indéterminée seront pris en compte à partir de la troisième année

La création du comité d’entreprise

• Les élections organisées par le chef d’entreprise ont lieu par collège

  • 1° collège : employés et ouvriers

  • 2° collège : agents de maîtrise, techniciens, ingénieurs et cadres

• Scrutin à la proportionnelle de liste à 2 tours

  • au premier tour, les listes de candidats doivent être représentées par les organisations syndicales les plus importantes de l’entreprise

  • il y aura un deuxième tour en cas de carence des organisations syndicales ou de manque de la moitié des électeurs inscrits

• Peut être élue toute personne de plus de 18 ans avec au moins 2 ans d’ancienneté. Le secrétaire sera assisté d’un trésorier pour mener à bien ses fonctions.

• Le nombre d’élus au comité d’entreprise varie suivant l’effectif salarial. Par exemple, une entreprise de 50 à 74 salariés aura 3 titulaires et 3 suppléants et une entreprise de plus de 10.000 salariés aura 15 titulaires et 15 suppléants. Il est évident qu’entre ces 2 exemples, le nombre de titulaires et de suppléants changera.

Le comité d’entreprise a des droits très étendus comme l’appréciation de la situation de l’entreprise, le suivi de la gestion des effectifs, de la politique de formation et de la participation des salariés.

Si auparavant aucune loi ne donnait de précision particulière quant à la nécessité d’être impérativement physiquement présent ou non lors des réunions de comité d’entreprise, la loi Rebsamen (n° 2015-994, article 17) est récemment venue apporter des informations sur ce point. Ainsi, la possibilité de la visioconférence est désormais une donnée à prendre en compte dans les CE lors de l’organisation des séances.

Dans cet article, nous allons revenir sur les possibilités offertes avant et et après le passage de cette nouvelle loi Rebsamen du 17 août 2015.

Avant la loi Rebsamen

En l’absence de loi spécifique sur le sujet, il était encore possible de se tourner vers la jurisprudence. Celle-ci estimait alors que deux conditions cumulatives pouvaient ouvrir à un recours à la visioconférence. Il fallait, bien sûr, qu’aucun des membres du comité ne s’y oppose. Mais il était également nécessaire qu’aucun vote à bulletin secret ne soit prévu lors de la séance.

Depuis la loi Rebsamen

Désormais,l’article L. 2325-5-1 du Code du travail prévoit que « le recours à la visioconférence pour réunir le comité d’entreprise peut être autorisé par accord entre l’employeur et les membres élus du comité. En l’absence d’accord, ce recours est limité à trois réunions par année civile. Un décret détermine les conditions dans lesquelles le comité peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret ».

Cette nouvelle loi, dont l’application est entrée en vigueur le 19 août 2015, permet donc la visioconférence si elle est acceptée par la majorité des membres du CE (dans le cadre d’un accord entre l’employeur et les représentants du personnel). En l’absence d’accord, l’employeur peut décider, seul, d’avoir recours à cette technique. Seules 3 réunions annuelles pourront être effectuées via la visioconférence. La loi ne précise d’ailleurs pas s’il faut se cantonner aux seules réunions ordinaires ou si les séances extraordinaires sont aussi concernées, les deux étant donc possibles actuellement.

Enfin, le seul point qui attend encore une précision légale, c’est le vote à bulletin secret. Tant que les règles garantissant le respect du secret du vote ne sont pas déterminées, il reste alors une barrière à la visioconférence et interdit donc toute séance nécessitant un tel vote.

D’après une étude publiée par le Conseil d’Analyse Economique (CAE) le 15 octobre 2015, le tissu productif français manque d’entreprise employant entre 50 et 250 salariés. Ce manque, d’après les auteurs de l’analyse, serait lié aux difficultés des TPE de se développer. Pour remédier à cela, plusieurs actions pourraient être envisagées et nous allons, ici, les étudier.

Les obligations sociales

L’étude révèle que le fait de franchir le seuil des 50 salariés aurait des conséquences à la fois sur le coût du travail, sur l’emploi et sur la productivité. Pour contrecarrer ce problème, il serait donc préconisé de geler les effets de seuils.

Ainsi, si aujourd’hui il est prévu que :

• les sociétés atteignant le seuil de 50 salariés disposent d’une année pour se soumettre totalement aux obligations de consultation et d’information du CE ;

• le projet de loi de finances de 2016 gèle sur 3 ans certaines charges sociales en rapport avec ce franchissement (si des recrutements ont lieu dans ces entreprises de moins de 50 employés d’ici à la fin 2018).

Les auteurs de l’analyse préconisent des mesures bien plus poussées avec l’idée de proposer automatiquement et définitivement une période de gel de 3 ans qui permettrait une adaptation à toutes les obligations liées au franchissement.

L’insécurité juridique

Un autre constat est fait, celui de la difficulté des PME à embaucher et à licencier. Et cette problématique relève du fait que ces entreprises sont bien moins armées pour faire face à des contentieux. Mais elle est également liée au fait que les PME ne maîtrisent pas les procédures. C’est d’ailleurs le cas du licenciement économique qui est plus particulièrement visé dans cette étude puisqu’il implique de multiples règles procédurales et qu’il dépend d’une jurisprudence sur l’appréciation des causes très poussée.

La préconisation des auteurs, ici, est alors de rendre cette cause plus facilement vérifiable et objective.

La maîtrise de la politique salariale

En terme de politique salariale française, trois niveaux coexistent :

• la définition du Smic par l’Etat ;

• la négociation des minimas conventionnels de branche ;

• la négociation annuelle des salaires des entreprises.

Le poids des accords de branche notamment est très lourd pour les PME. En effet, plus ces entités sont petites et moins elles maîtrisent leur politique salariale. De ce fait, ces contraintes salariales peuvent devenir de véritables freins à leur développement durant leurs premières années.

Les auteurs proposent donc un limitation des extensions des accords de branche et l’ajout de clauses dérogatoires offrant la priorité aux accords d’entreprise.

Jusqu’où peut-on envisager des opérations de communications prises sur le budget de fonctionnement du comité d’entreprise ? Ce budget le permet-il, en fait et quels sont les risques encourus ? Un rappel dont vous pouvez avoir intérêt de prendre en connaissance pour ne pas vous voir condamné ensuite.

Le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement d’un comité d’entreprise est au minimum de 0,2¨de la masse salariale brute. Celui des Activités Sociales et Culturelles est facultatif.

Il sert, comme son nom l’indique, au fonctionnement du comité, c’est-à-dire à acquérir et à entretenir le matériel nécessaire, à la formation des élus du comité et leurs frais éventuels de déplacement, de transport et d’hébergement pour ces stages, à des abonnements jugés nécessaires, à d’éventuelles rémunérations de permanents, à des honoraires, à des études pour et par des intervenants et à l’information des salariés, pour les grandes lignes.

Où s’arrête la communication et où commence le cadeau ?

Le danger est alors que, pour certaines informations, il faut savoir faire la nuance avec le cadeau. Prenons un cas extrême pour bien nous faire comprendre : vous ne pourrez pas offrir un ordinateur à chaque salarié afin de lui permettre de recevoir un mail le tenant au courant de vos actions, des réunions et des échanges avec la direction. Par contre, si vous mettez ces informations sur une clé USB et que vous l’offrez aux salariés, cette opération sera tolérée, elle le sera d’autant plus si vous n’investissez pas dans la clé la plus chère, la plus belle et la plus grande en taille.

Le budget de fonctionnement peut effectivement être utilisé pour des opérations de communication envers les salariés de l’entreprise dans une part raisonnable si vous démontrez que vous le faites en vue de défendre leurs intérêts.

Les inviter à un petit-déjeuner d’information sera tout aussi légal. Par contre, un repas gastronomique serait assez mal vu.

Les risques encourus

En aucun cas il ne faudra que cette communication puisse être considérée comme un cadeau déguisé. De même que vous ne pouvez pas utiliser le budget de fonctionnement pour financer des ASC. Le risque pénal existe, et l’URSSAF est en droit d’intervenir pour réclamer des cotisations de Sécurité sociale sur ce qu’elle pourra juger comme des avantages en nature.

Le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail vient tout juste d’être élu et va donc se réunir pour la première fois. Certaines dispositions doivent ainsi être prises, notamment afin de savoir qui va se charger des premières démarches et quelles seront les premières décisions à prendre. Le but de cet article est justement de définir les contours d’une première réunion afin d’aider les élus dans leur prise de fonction

La charge de l’ordre du jour

Elle revient à l’employeur puisque le CHSCT n’a pas encore de secrétaire pour prendre une décision collégiale avec lui. Le chef d’entreprise, qui sera donc le président de ce comité, ou représenté par une personne de son choix parmi ses collaborateurs, aura donc la charge de cet ordre du jour, à faire suivre, avec la convocation, un minimum de 15 jours auparavant. Il le transmettra, en plus des membres élus de ce CHSCT, à l’Inspecteur du travail, au service prévention (MSA ou CARSAT) et au médecin du travail.

A prévoir avant la réunion

S’il ne s’agit pas d’une première élection de CHSCT au sein de l’entreprise, il s’avérera intéressant de vous tenir informé, au préalable, des réunions des précédents CHSCT, des dossiers en cours, des problèmes restant à régler et tout autre point qui pourrait avoir une incidence à l’avenir ou sur lequel il vous faudrait rester vigilant.

Il peut aussi être important de rencontrer divers autres représentants du personnel pour une discussion avec eux afin de mieux appréhender la répartition du travail : délégués du personnel, comité d’entreprise…

Prendre connaissance du Document Unique contenant l’évaluation des risques et le plan d’action qui s’y rattache sera une autre des charges essentielles à effectuer avant de débuter votre tâche.

Enfin, parmi tous les contacts nécessaires, on peut, bien sûr, noter ceux du personnel qui vous fera remonter certaines informations, ou ceux du médecin du travail.

Que comprend cet ordre du jour

La première nécessité sera d’élire un secrétaire pour ce comité qui, comme chacun le sait, sera le véritable organisateur. Il préparera notamment les prochains ordres du jour avec le président ou aura la responsabilité des comptes rendus.

Si d’autres fonctions sont à prévoir, un trésorier, notamment ou des adjoints, cette première réunion pourra les mettre en place.

Les prises d’heures de délégation sera un autre sujet qu’il est possible d’aborder pour ce premier rendez-vous.

Le comité d’entreprise dispose d’un budget de fonctionnement qui lui permet de couvrir les frais du même nom. Sont compris, notamment, les dépenses administratives. Que comprennent ces frais administratifs ? Les frais de repas en liaison avec les réunions préparatoires du CE entrent-ils en considération ? Si vous voulez en connaître les réponses, la suite vous permettra de le savoir.

Quelques pistes pour le budget de fonctionnement

Ce budget de fonctionnement attribué par l’entreprise est, en effet, prévu pour permettre le bon fonctionnement du comité, que ce soit pour l’achat de matériel, son entretien, pour les fournitures, mais aussi pour la formation des élus, les frais de déplacement, les rémunérations et charges d’éventuels salariés du CE, les honoraires et études lorsque nécessaire, l’acquisition de documents techniques, etc.

La prise en charge de ces frais de repas liés aux réunions

Maintenant, la question qui se pose réellement est de savoir si, dans les frais, imputer la charge des repas des participants à une réunion préparatoire est possible. La réponse tient en plusieurs points qui permettent d’accepter cette prise en charge par le budget de fonctionnement du comité d’entreprise :

• s’ils avaient prévu de déjeuner ensemble, un tel montant de dépense n’avait pas forcément été programmé par les élus qui participent à cette réunion plénière ;

• certains n’ayant pas forcément les moyens pensaient peut-être apporter leur panier repas afin de prendre un repas collectif à moindre coût ;

• ces frais de repas sont bien réellement dus à cause de la nécessité des élus de prendre part aux travaux du comité d’entreprise.

Une somme est-elle définie pour cette prise en charge ?

Ici encore, c’est la raison qui va l’emporter. Aucune limite n’est généralement imposée et ces frais pourront être remboursés quels qu’ils soient. Mais il sera difficile de justifier des sommes qui pourraient être jugées excessives par les salariés qui ont élu ce comité, au risque de ne plus jamais être élu ensuite. Le comité ne doit pas donner l’impression de profiter de la situation.

Aussi, pour pallier à tout problème ultérieur, il est tout à fait possible de faire établir une clause figurant dans le règlement intérieur permettant de fixer la limite raisonnable à ne pas dépasser.

lors qu’un conseil d’administration ou un conseil de surveillance peut être appelé à administrer certaines entreprises, représentant ceux qui ont apporté les capitaux, la question qui se pose est de savoir les les représentants du personnel peuvent être présents lors des réunions et à quel titre. Ceci après avoir vu dans quels cas existent ces conseils.

Les sociétés qui détiennent des conseils d’administration ou de surveillance

• les sociétés anonymes contiennent un conseil d’administration ou un conseil de surveillance + un directoire ;

• les sociétés qui ont lancé un appel public à l’épargne ;

• les sociétés en commandite par action ;

• les sociétés par actions simplifiées ;

• certaines SARL ;

• les associations ; cependant, même si elles emploient du personnel, elles ne sont par concernées par cette législation.

Le rôle de ces conseils

C’est l’assemblée des actionnaires ou les associés qui délègue(nt), à ces personnes qui représentent le conseil, leur pouvoir afin de prendre les décisions stratégiques de l’entreprise et les grandes orientations de gestion.

Le président-directeur général est élu à la tête du conseil d’administration, tandis que le directeur général est désigné par ce conseil mais n’en fait pas partie. Quant au gérant, il est sous le contrôle du conseil de surveillance.

Ce que prévoit la législation

Le CE doit participer aux réunions du conseil d’administration ou de conseil de surveillance, avec voix consultative. En outre, pour leur participation, les mêmes documents que chacun leur sont remis ou adressés. Ils ont, au cours de la réunion, le droit d’émettre les voeux du comité d’entreprise.

Normalement, toute décision du conseil prise en l’absence des représentants du comité rendrait nulle cette décision. Mais la loi sur les sociétés commerciales, votée en 1966, a tendance à ne pas rendre systématique cette annulation, notamment en fonction du thème de la décision prise.

Qui pour participer ?

Ce sont 1 à 4 représentants du CE qui participent. Ce chiffre dépend, de différents facteurs :

• le secrétaire si la société relève de la loi de démocratisation du secteur public ;

• 1 membre si le conseil de la société comprend déjà des élus des salariés parmi les administrateurs ;

• 2 membres dans les cas généraux (1 de chaque collège) ;

• 4 membres si la société a 3 collèges électoraux pour le comité d’entreprise ;

• nombre de membres défini par les statuts en cas de SAS.

Quant à la rémunération de ces représentants du personnel pour cette participation, ces réunions sont généralement considérées au même titre que les réunions plénières du comité.

Alors que les garanties collectives font l’objet d’un rapport annuel, il est intéressant de revenir sur le sujet et de commencer par voir quelles sont ces garanties collectives contre certains risques, quelles sont les dispositions et quelles sont les obligations.

Que sont les garanties collectives

Ce sont, en fait, des avantages offerts aux salariés, sans être en relation directe avec les cotisations versées. Elles font suite à des accords professionnels ou interprofessionnels et comprennent des garanties santé, prévoyance.

Ce que dit la législation

« A la demande du comité d’entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel, l’employeur leur présente chaque année le rapport mentionné à l’article 15 de la loi n° 89-1009 du 31 décembre 1989 renforçant les garanties offertes aux personnes assurées contre certains risques ». Selon le nombre de salariés, à partir de 300 salariés ou moins de 300 salariés, ces articles du Code du travail sont le L. 2323-49 et le L. 2323-60. Deux articles pour un même texte.

La présentation au comité d’entreprise

En fait, il s’agit d’une garantie que présente l’assureur à l’entreprise et à ses salariés concernant les provisions qu’a constitué l’organisme afin de juger de la bonne prudence en fonction des risques pouvant exister.

Le rapport doit comporter un certain nombre de points comme :

• le montant des prestations réglées ;

• le montant des cotisations ou des primes brutes de réassurances ;

• le montant des provisions techniques, elles-mêmes brutes de réassurance au début et à la fin de l’exercice ;

• le nombre de salariés assurés ;

• les quotes-parts de commissions, d’autres charges, de produits financiers nets, de participations aux résultats et de résultat de la réassurance.

Le rôle du comité lors de la présentation du rapport

Ainsi, le comité, de même que l’employeur, peuvent constater si les provisions réalisées par l’organisme assureur sont suffisantes selon les risques encourus dans l’entreprise, selon l’âge des salariés. Ce sont des éléments essentiels pour la détermination des couvertures complémentaires.

Au delà de ces provisions, le comité aura échangé avec l’ensemble des salariés pour voir si les compétences offertes par cet organisme correspondent aux attentes, que ce soit en termes de remboursements, de cotisations, de prestations, d’aides à domicile pour les ménages ou pour la garde d’enfants en cas d’hospitalisation et autres services.

La réunion mensuelle de rentrée du comité d’entreprise est proche ? Parmi les sujets à traiter, il en est un qui revêt une importance capitale : c’est la communication, par l’employeur, de l’évolution des commandes de l’entreprise et le point sur la situation financière.

Quelles sont les obligations sur le sujet et quels documents devront être présentés ? Ce sont les thèmes abordés par la suite.

La législation sur la communication de l’entreprise au CE

Les entreprises sont, en effet, en devoir de présenter leurs comptes et leurs perspectives en regard de la loi. Elles sont régies par l’article L. 2323-46 du Code du travail pour celles de moins de 300 salariés et par l’article L. 2323-50 du même code pour celles de 300 salariés et plus.

Les documents à présenter

L’employeur, ou son représentant, doit présenter les documents suivants, charge au comité d’entreprise de demander plus de renseignements ou les écarts avec les années précédentes :

• La situation financière de l’entreprise dont l’état des emprunts (leur forme, leur durée et les taux d’intérêt qui s’y rapportent) et les créances en cours (avec leurs échéances, les impayés et les hypothèques).

• L’évolution des commandes avec leur nature, leur origine, leur montant et les délais.

• Le programme de production avec ses coûts, ses résultats, les prévisions en termes de matériel, d’organisation et d’emploi.

• De façon trimestrielle, un état des paiements des cotisations sociales (cotisations de Sécurité sociale et couvertures sociales complémentaires, notamment) doit être présenté avec les éventuels retards, leurs sommes et leurs causes, selon les articles L. 2323-46 et L. 2323-50 du Code du travail.

La cause de ces obligations

La connaissance de cet état financier de l’entreprise est essentiel pour le comité d’entreprise. En effet, si les résultats, si l’état des finances, si la situation de règlement des cotisations sociales et/ou si le carnet de commandes présentent des risques, il pourra, alors, déclencher son droit d’alerte économique.

Les évolutions à prévoir

Le futur article L. 2323-60 du Code du travail devrait modifier les obligations pour les entreprises d’au moins 300 salariés qui ne devraient plus avoir que les deux informations trimestrielles que sont la situation financière et celle sur le paiement des cotisations de Sécurité sociale à présenter, en plus de l’information concernant les programmes de production à venir.

Au titre de la contribution au logement de la part de l’employeur, le comité d’entreprise est, chaque année, consulté. Cet article va vous permettre de connaître les différentes possibilités qui s’ouvrent aux chefs d’entreprise et de savoir en quoi l’avis du CE peut être intéressant.

Les options possibles pour l’employeur

Effectivement, au regard de l’article L. 2323-31 du Code du travail “Le comité d’entreprise est consulté sur l’affectation de la contribution sur les salaires au titre de l’effort de construction, quel qu’en soit l’objet, ainsi que sur les conditions de logement des travailleurs étrangers que l’entreprise se propose de recruter.”

Dans ce cadre, le responsable de la société dispose de divers moyens qui sont :

• le prêt accordé aux salariés ;

• l’investissement visant la construction ou l’amélioration d’immeubles qui seront loués aux salariés.

A noter que la seconde option requiert, au préalable, une autorisation de la préfecture.

Le rôle du Comité d’entreprise

Afin d’apporter son aide, le comité d’entreprise, qui ne peut prendre en charge la gestion de ce budget au titre des activités sociales et culturelles, apporte sa pierre à l’édifice en informant l’employeur des éventuelles difficultés particulières que rencontrent les salariés en matière de logement. Ces données permettent au dirigeant de choisir par lequel des moyens, cités dans le premier paragraphe, il va leur venir en aide.

Il pourra effectuer lui-même l’investissement ou décider de passer par un organisme collecteur (vers lequel les salariés pourront ensuite se tourner). Dans le second cas, le comité d’entreprise sera alors consulté sur le choix de l’organisme. Ce choix sera d’ailleurs basé sur divers critères donc notamment les taux d’intérêts, le parc locatif ou encore les prestations proposées.

Ainsi, grâce à son intervention, le comité pourra sensibiliser l’employeur sur :

• le choix de l’organisme en fonction de son parc de logements disponibles ;

• l’opportunité de négocier ou de renégocier les prestations, telles que les assurances ou les délais d’obtention d’un prêt, proposées par l’organisme collecteur ;

• les problèmes que rencontrent certains salariés dans leur quête d’un logement.

Le comité d’entreprise pourra également suggérer à la direction de verser une partie de sa contribution à un organisme dont le programme immobilier serait situé non loin de l’entreprise.