Les différentes réunions du CE

B. Les réunions extraordinaires

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Une réunion extraordinaire (appelée encore réunion exceptionnelle) est une réunion plénière supplémentaire qui se tient entre deux réunions ordinaires.

Qui peut demander la tenue d’une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise peut être à l’initiative de la tenue d’une réunion extraordinaire.
Dans certains cas, la loi exige que l’avis du comité d’entreprise soit recueilli avant la mise en œuvre d’une décision. Le chef d’entreprise pourra ou devra alors convoquer le CE en réunion extraordinaire, sans attendre obligatoirement la prochaine réunion périodique. Il en sera par exemple ainsi si le CE doit être consulté sur un projet de licenciement économique ou si l’employeur juge urgent de licencier un représentant du personnel ayant commis une faute grave.

Dans de tels cas, l’employeur adressera une convocation à tous les membres du comité d’entreprise les prévenant de la date, de l’heure et du lieu de la réunion extraordinaire. Il devra en outre joindre l’ordre du jour élaboré en concertation avec le secrétaire du CE et détaillant les points qui seront abordés au cours de la
réunion.

La majorité des membres du CE peut, de son côté, demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
C’est ce que précise la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
Mais qu’est-ce que la majorité des membres du CE pour cet article ?

• La majorité des élus (titulaires et suppléants) ?
• La majorité des élus au sens le plus strict de ceux ayant le droit de vote, c’est-à-dire les titulaires présents et les suppléants remplaçant les titulaires absents?
• La majorité du comité au sens le plus large, incluant tous les élus et les représentants syndicaux ?

La loi ne le dit pas. Il n’y a pas non plus de jurisprudence sur ce point. Les juristes sont quant à eux divisés. A vous donc de fixer vos propres règles en ayant conscience qu’elles ne seront pas neutres ! Comme toujours, avant d’être confronté à une situation de blocage, mieux vaut envisager la question « à froid » et entériner la réponse dans le règlement intérieur du CE, si vous en avez un, ou dans une délibération du CE qui sera annexée au procès-verbal de la séance concernée.

Comment les élus doivent-ils présenter leur demande ?

La loi ne donne pas d’indication à ce sujet. Il n’y a donc pas de formalisme légal et obligatoire à respecter.
La forme du recommandé n’est pas obligatoire.
La demande peut prendre la forme d’une lettre simple envoyée ou remise en main propre au chef d’entreprise par le secrétaire ou par tout autre membre du comité. Il faut que la condition de majorité puisse être vérifiée. A ce titre, il semble logique que la demande
soit revêtue de la signature des demandeurs.
La décision de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire peut être prise au cours d’une réunion ordinaire. Dans ce cas, il faut organiser un vote des élus titulaires et consigner les résultats dans le PV. Il n’est alors pas nécessaire que la demande de réunion extraordinaire soit suivie d’une demande formelle.
Cette décision peut aussi être prise dans le cadre d’une réunion préparatoire.

Quel est l’intérêt pour les élus de demander une réunion extraordinaire ?

Plusieurs raisons peuvent justifier une demande de réunion extraordinaire.
Cela peut être un moyen d’obliger l’employeur à répondre sans détour à une question qu’il élude ou diffère sans cesse, bien qu’elle soit inscrite à l’ordre du jour. En effet, faire la « politique de l’autruche », en misant sur le fait que les élus « s’essouffleront » avant la direction, est une tactique souvent tentée par les chefs d’entreprise pour ne pas répondre dans le détail à des questions embarrassantes.
Sollicitez la tenue de réunions extraordinaires pour montrer votre volonté d’obtenir des réponses claires et précises aux questions que vous posez. N’hésitez pas à mentionner dans les PV pourquoi vous demandez de telles réunions. Le chef d’entreprise comprendra peut-être plus vite qu’il vaut mieux répondre de manière précise aux questions que les élus posent, plutôt que d’être obligé de les convoquer de nouveau et de les libérer de leur poste de travail !
Cela lui économisera également du temps.
La réunion extraordinaire peut aussi être un moyen de faire figurer certains points à l’ordre du jour. Il faut en effet que les questions dont la majorité désire la discussion soient jointes à la demande de réunion. Or, quand il rédige l’ordre du jour conjointement avec l’employeur pour les réunions ordinaires, il arrive parfois que le secrétaire cède et accepte de ne pas faire figurer à l’ordre du jour un point sur lequel lui et l’employeur sont en désaccord. Cela ne signifie pas pour autant que le secrétaire a dit son dernier mot.
Rien n’empêche en effet les élus de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire pour que ce point soit inscrit à l’ordre du jour et, ainsi, montrer au chef d’entreprise que l’on ne lâche pas facilement prise.

Peut-on demander autant de réunions extraordinaires que l’on veut ?

A priori, dès lors que la demande émane de la majorité des membres du comité, le chef d’entreprise doit, sauf obstacle insurmontable, convoquer le CE pour une réunion extraordinaire. En agissant autrement, il se rendrait coupable d’un délit d’entrave.
Il ne peut pas se faire juge de l’opportunité ou de l’utilité de la tenue d’une telle réunion et rétorquer, pour se justifier, que les élus pourraient très bien patienter jusqu’à la prochaine réunion ordinaire. Même si la prochaine réunion ordinaire a lieu quelques jours plus tard, il sera tenu d’organiser deux réunions distinctes.
Mais il ne faut pas non plus abuser ! Les élus ne sont en effet pas à l’abri d’une procédure judiciaire intentée par le chef d’entreprise pour faire reconnaître une manœuvre dilatoire. Comme pour tout dans le fonctionnement du comité d’entreprise, il faut savoir agir avec mesure et donner un sens à votre action.

Qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire ?

Comme pour les réunions ordinaires, c’est le chef d’entreprise ou son représentant qui choisit la date, l’heure et le lieu de la réunion extraordinaire. En règle générale, les membres du comité suggèrent une date, mais le chef d’entreprise n’est pas obligé d’organiser la réunion à la date souhaitée ; il reste maître du choix, même si la réunion extraordinaire ne doit pas être trop éloignée de la date proposée par la majorité des membres du comité d’entreprise.
Même sur cette question de la date, de l’heure et du lieu de réunion, le choix de l’employeur n’est pas neutre. Convoquer le matin de bonne heure plutôt que l’après-midi, convoquer un lundi plutôt qu’un vendredi, convoquer en un lieu géographiquement éloigné de celui dans lequel travaillent la majorité des élus ne permettra peut-être pas aux élus de se libérer et de se rencontrer facilement pour élaborer préalablement une stratégie commune ! Si les élus ne peuvent se rencontrer physiquement avant à la réunion, ils doivent communiquer entre eux par courriel et par téléphone.

Faut-il établir un ordre du jour pour une réunion extraordinaire ?

Oui, le Code du travail le stipule dans son article L. 2325-17 : figurent obligatoirement à l’ordre du jour de la séance les questions jointes à la demande de convocation. Cet ordre du jour doit obligatoirement parvenir aux membres du comité d’entreprise 3 jours au moins avant la tenue de la réunion. Si le chef d’entreprise n’est pas d’accord avec le contenu de l’ordre du jour proposé, il n’a d’autre alternative que de saisir le juge des référés.

Qui est chargé de la convocation ?
À qui la convocation est-elle adressée ?

Que la réunion extraordinaire soit organisée à l’initiative du chef d’entreprise ou de la majorité des membres du comité d’entreprise, il revient à l’employeur de convoquer tous les membres du comité : titulaires, suppléants et représentants syndicaux.
Remarque : même les membres du CE dont l’absence est programmée le jour de la réunion doivent être convoqués.

La réunion extraordinaire, du temps de travail effectif ?

Le temps passé en réunion extraordinaire est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif et doit être rémunéré comme tel. Même si la réunion a lieu à l’initiative de la majorité des élus, le temps passé en réunion extraordinaire ne peut être imputé sur le crédit d’heures des titulaires.

Qui paie les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion extraordinaire ?

Le chef d’entreprise n’a pas le choix. Il doit tenir une réunion extraordinaire si la majorité des membres du comité le lui demande. C’est lui qui convoque et qui choisit l’heure et le lieu de la réunion. Corolaire : c’est lui qui doit payer les frais de déplacement et autres frais des membres du CE qui se rendent à la réunion (pour les modalités pratiques de remboursement, cf. les développements relatifs aux modalités de remboursement des frais liés aux réunions ordinaires, p. 26).

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