La convocation à la réunion

Qui convoque les élus ?

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La loi le dit : le comité d’entreprise se réunit sur convocation de l’employeur. (art. L.2325-14 du Code du travail).
Dans certains CE, il arrive que le secrétaire soit chargé des convocations. Cette mission ne peut cependant pas lui être imposée. Il agit alors pour le compte du chef d’entreprise, ce qui ne dédouane nullement ce dernier en cas de problème d’acheminement.
Ces règles ne valent que pour les réunions ordinaires et exceptionnelles, mais pas pour les réunions préparatoires.
Remarque : le fait de préciser la date de la prochaine réunion dans le PV de la réunion précédente ou d’organiser les réunions à dates fixes n’exonère pas le président du CE de son obligation de convocation.

Si le chef d’entreprise omet de convoquer le comité à une réunion plénière, le comité d’entreprise dispose d’un ultime recours : il peut, à la demande de la moitié au moins de ses membres, saisir l’inspecteur du travail, qui le convoquera alors. Le comité siégera sous sa présidence. Cette hypothèse est expressément envisagée par la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
En pratique, il est assez rare qu’une séance du comité soit convoquée et présidée par l’inspecteur du travail. Celui-ci se contente le plus souvent de rappeler à l’ordre le chef d’entreprise en lui signalant que le défaut de convocation peut entraîner des poursuites pour délit d’entrave. Cette intervention suffit généralement pour que l’employeur s’exécute.

Comment les élus sont-ils convoqués ?

La loi est muette sur ce point. Le comité d’entreprise peut lui-même fixer, dans son règlement intérieur, les modalités de convocation aux réunions.
Une chose est sûre : la convocation doit être adressée à chaque membre individuellement. La seule convocation du secrétaire du CE ne suffit pas. L’employeur ne peut pas non plus se contenter d’un simple affichage.
La convocation est écrite. En effet, l’employeur doit s’assurer que tous les participants potentiels en ont eu individuellement connaissance.
Il a par exemple été jugé que l’employeur qui s’est contenté de rappeler oralement aux différents membres la date de la réunion mentionnée par écrit dans le procès-verbal de la réunion précédente n’a pas régulièrement convoqué le CE.
La convocation peut donc prendre différentes formes : lettre remise en main propre contre décharge ou envoyée au domicile des intéressés en lettre simple ou en recommandé, mail ou encore télécopie.
Remarque : les modalités de convocation peuvent être fixées par avance, en accord avec l’employeur, dans un accord spécifique ou dans le règlement intérieur du CE.

Qui est convoqué ? Les suppléants sont-ils obligatoirement convoqués ?

Le président du CE doit convoquer tous les membres du comité d’entreprise sans exception : titulaires, suppléants, représentants syndicaux, ainsi que les personnes extérieures au comité dont la présence est prévue par la loi ou demandée par le comité (médecin du travail, experts du CE, etc.).
Parfois, le président du CE fait croire aux élus qu’il leur fait une largesse en acceptant la présence des suppléants aux réunions. D’autres demandent aux titulaires et suppléants de s’entendre pour savoir qui, de l’un ou de l’autre, participera à la réunion pour éviter qu’il y ait trop d’absences simultanées aux postes de travail. De telles attitudes sont inacceptables et constituent un délit d’entrave au fonctionnement du comité d’entreprise.
Cela ne se discute pas : quitter son travail pour se rendre à une réunion de CE sur convocation du président du CE est un droit qui ne peut être entravé. Il arrive souvent que votre chef de service, ou votre manager, vous fasse des difficultés lorsque vous devez vous absenter pour assister à une réunion. Sachez qu’il n’a pas son mot à dire. Rapportez au président du CE les difficultés que vous rencontrez, de sorte que vos questions et ses réponses figurent au PV de CE.
Remarque : dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est de droit représentant syndical au CE. Le chef d’entreprise est donc dans l’obligation de le convoquer sans attendre que ce dernier soit expressément mandaté par son syndicat pour le représenter au comité.
Il en va autrement dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Dans ce cas, le chef d’entreprise peut attendre d’avoir reçu la lettre du syndicat désignant M. ou Mme X représentant syndical au CE.

Un élu absent pour cause de congés payés, maladie, accident du travail, maternité, congé parental, congé sabbatique, congé individuel de formation, etc., doit-il être convoqué ?

Les membres du CE doivent être convoqués aux réunions de CE même s’ils sont absents, que l’absence soit ou non programmée. En effet, les tribunaux considèrent que le mandat n’est pas suspendu même si le contrat de travail l’est.
Rien n’interdit en effet à un salarié malade, en congé parental d’éducation, en vacances ou en formation, d’assister à la réunion. On comprend en effet aisément qu’un salarié puisse vouloir quitter son lieu de vacances ou son lit si son avenir et celui de ses collègues se décide au cours d’une réunion importante ! Il doit donc être prévenu de la date, de l’heure et du lieu de celle-ci.
Le chef d’entreprise ne pourra pas dire que si un salarié est malade pour travailler, il l’est aussi pour se rendre à une réunion de CE. Seule précaution à prendre par l’intéressé dans ce cas : avertir par écrit la CPAM de son absence, sauf s’il bénéficie de sorties libres, afin qu’il ne soit pas pénalisé au cas où la CPAM aurait l’idée de diligenter un contrôle à ce moment.
Une incertitude subsiste toutefois à l’égard des salariées en congé de maternité. Le Code du travail, à l’article L. 1225-29, prévoit en effet une interdiction d’emploi de 8 semaines au total avant et après l’accouchement. Il est par ailleurs interdit d’employer la salariée dans les six semaines qui suivent son accouchement. Est-ce à dire pour autant qu’une telle salariée ne peut, pendant cette période, se déplacer pour assister à une réunion de CE ? La question reste posée puisqu’elle n’a jamais été soumise aux tribunaux.

Faut-il convoquer un élu gréviste ou un élu absent pour cause de sanction ?

Là encore la réponse est positive. Quelle que soit la sanction disciplinaire dont l’élu a fait l’objet dans le cadre de son contrat de travail, et même s’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire entraînant interdiction de travail et absence de rémunération pendant quelques jours, cet élu doit être convoqué à une réunion qui se tiendrait dans ce délai. Il en va de même de l’élu mis à pied à titre conservatoire dans l’attente d’un licenciement : il doit être convoqué, même si dans le cadre de son contrat de travail il lui est interdit de pénétrer dans l’entreprise. La réponse est la même s’agissant d’un salarié gréviste.

Si tous les membres ne sont pas convoqués, quelles en sont les conséquences ?

Sur un plan civil, il est possible de saisir le tribunal de grande instance (TGI), non pas pour qu’il annule la réunion qui s’est tenue (puisqu’une réunion ne s’annule pas), mais pour qu’il annule les décisions (délibérations, avis) du CE prises ce jour. En effet, tous les membres qui devaient être convoqués à la réunion ne l’ont pas été. Ils auraient pu prendre part aux débats et influer d’une manière ou d’une autre sur les décisions prises. Sur le plan pénal, le chef d’entreprise qui ne convoque pas tous les membres du CE peut être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE.

Que contient une convocation ? Comment est-elle présentée ?

Là encore, la loi ne précise rien. La convocation doit être écrite et au minimum comprendre la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Elle est souvent présentée sur le papier à en-tête de l’entreprise et
est signée de l’employeur.

L’ordre du jour est-il forcément joint à la convocation ?

Légalement, rien n’oblige le chef d’entreprise à joindre l’ordre du jour à la convocation, bien que l’on constate que ce soit bien souvent le cas dans la pratique.

Combien de temps avant la réunion les élus doivent-ils recevoir la convocation ?

Aucun délai précis n’est imparti au chef d’entreprise pour adresser les convocations, sauf dispositions contraires issues du règle- ment intérieur du CE, d’une délibération ou d’un usage. L’envoi de la convocation peut précéder ou suivre l’envoi de l’ordre du jour, du moment que l’ordre du jour est communiqué au moins trois jours avant la séance.
Il faut toutefois que la convocation arrive aux destinataires dans un délai suffisant pour leur permettre de se rendre à la réunion. Ce délai n’est pas quantifié. Tout dépend des circonstances d’espèce : les participants connaissaient-ils à l’avance la date de la réunion, sont-ils tous proches du lieu de réunion, faut-il prévoir un certain temps de trajet, une organisation particulière (réservation de train, hôtel, contraintes familiales, etc.) ?

Et si la convocation arrive trop tard ?

Eh bien tant pis pour le chef d’entreprise ! Il sera fautif même si ce retard est par exemple dû à une grève du courrier. Il lui revenait de prendre ses précautions ! S’il apparaît que la réunion s’est quand même tenue, sur un strict plan juridique, les délibérations prises
ce jour peuvent être annulées. Le président du CE peut aussi être poursuivi pour délit d’entrave.
A vous de juger de l’opportunité de telles actions !

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