C. Le lieu de la réunion

Qui décide du lieu de la réunion ?

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C’est le président du CE qui décide du lieu de la réunion. La réunion peut se tenir à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise où les salariés exercent leur mandat.
Elle peut se dérouler dans le bureau du chef d’entreprise, dans une salle de réunion ou dans le local du CE (à condition toutefois que les membres du comité aient donné leur accord).
Encore une fois, le choix du lieu n’est pas neutre. Certains chefs d’entreprise vous reçoivent dans leur bureau, assis dans leur fauteuil directorial et vous autour, cherchant ainsi à maintenir une certaine distance entre vous et lui. Dont acte ! Ne vous laissez pas intimider par la forme ! Montrez-lui que vous ne contestez pas qu’il est le patron, mais que vous avez aussi des propositions constructives à faire.
D’autres préfèrent installer tout le monde autour d’une table, renforçant ainsi l’impression d’une réunion de travail. A chacun ses méthodes !

Les réunions se déroulent-elles toujours au même endroit ?

Pas forcément, et ce n’est pas plus mal ainsi. D’abord, si les participants travaillent en des lieux différents, ce ne seront pas toujours les mêmes qui devront se déplacer. Ensuite, ce n’est pas plus mal d’avoir l’occasion de se rendre dans un autre établissement de l’entreprise que celui dans lequel vous travaillez habituellement. Vous pourrez à cette occasion rencontrer des salariés que vous ne voyez pas souvent et, avant ou après la réunion, faire un tour dans les bureaux pour voir quelles sont les conditions et l’ambiance de travail.

Les élus peuvent-ils refuser de se rendre sur le lieu de réunion prévu par le président du CE ?

Non, un membre de comité d’entreprise ne peut pas refuser de se
rendre à une réunion au prétexte que le lieu choisi par le président ne lui convient pas.

Si un élu a un accident sur le lieu de la réunion (chute dans les escaliers, par exemple), comment cet accident sera-t-il qualifié ?

Si un accident survient à un élu de CE ou à un représentant syndical au CE sur le lieu où se déroule la réunion, il sera normalement qualifié d’accident du travail.
En effet, l’accident survenu à l’occasion d’une réunion intervient :

• pendant le temps de travail, la réunion étant assimilée à du temps de travail effectif ;
• sur le lieu de travail, ce lieu ayant été choisi par le chef d’entreprise ;
• à l’occasion du travail, puisque avant d’être au CE, l’élu est salarié.

Sera qualifié d’accident du travail, non seulement l’accident survenu dans la salle de réunion, mais également l’accident survenu dans l’enceinte de l’entreprise (parking, escalier, ascenseur, toilettes, couloirs, etc.).

Et si les élus doivent arriver la veille sur le lieu de la réunion situé loin de chez eux, qui va payer le transport, l’hôtel, les repas ? Sont-ils limités dans le choix des hôtels ou des restaurants ? Peuvent-ils choisir n’importe quel moyen de transport ?

La jurisprudence sur ce point est désormais bien établie. C’est l’employeur qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions ordinaires et extraordinaires. C’est donc lui qui doit payer les frais de déplacement des participants à la réunion.
Ainsi, si la réunion est prévue le matin de bonne heure et que les participants travaillent en divers endroits éloignés du site de la réunion, l’employeur devra prendre en charge les frais de transport, de repas et d’hébergement. La jurisprudence autorise l’employeur à rembourser les titres de transport sur la base du tarif SNCF le plus économique, c’est-à-dire sur la base de la seconde classe. Néanmoins, la jurisprudence a justifié qu’une salariée ait pris l’avion et déclaré que le billet devait lui être intégralement remboursé compte tenu de l’heure précoce de la convocation. Au final, cette solution s’était avérée plus économique que si elle avait pris le train, car, pour être à l’heure à la réunion, elle aurait du partir la veille, ce qui aurait engendré des frais d’hébergement et de restauration.
Mais le chef d’entreprise peut parfaitement établir des règles : forfait repas, logement dans une certaine catégorie d’hôtels, incitation au covoiturage, refus de prendre en charge des frais de taxi quand il existe des transports publics, etc.

Si les élus ont un accident en chemin vers le lieu de réunion, comment cet accident sera-t-il qualifié ?

En fait, cela dépend des circonstances.
Si la réunion se déroule à l’endroit habituel de travail et que l’accident se produit sur le trajet domicile/ lieu de travail dans un temps voisin de l’horaire de la réunion, l’accident dont est victime l’élu ou le représentant syndical sera considéré comme un accident de trajet. Encore faut-il que l’intéressé ne se soit pas éloigné du trajet le plus direct et n’ait pas fait de détour sauf pour une nécessité essentielle de la vie courante (déposer son enfant chez la nourrice ou à l’école, passer à la banque, faire des courses de première nécessité, etc.).
Si, en revanche, l’élu quitte un domicile autre que le sien avant de se rendre à la réunion, ou s’il part beaucoup trop tôt au regard du chemin qu’il a à parcourir, ou encore s’il s’interrompt en chemin pour des raisons étrangères à la réunion, et qu’à ce moment un accident survient, celui-ci ne sera qualifié ni d’accident de travail, ni d’accident de trajet, mais d’accident de droit commun.
Si la réunion se déroule en un lieu différent du lieu habituel de travail, l’accident survenu sur le trajet sera qualifié d’accident de travail, car le trajet est déjà le commencement du travail.

La réunion peut-elle se dérouler en téléconférence ?

Il est vrai qu’aujourd’hui, avec les facilités procurés par les ordinateurs portables, smartphones et autres tablettes, il est simple d’organiser des réunions en visioconférence. L’avantage en terme financier et organisationnel  est certain. Différents interlocuteurs disséminés sur tout le territoire, voire même à l’étranger pourront se réunir. On peut également mettre en avant l’intérêt écologique. Mais un tel mode d’organisation est-il envisageable pour des réunions de CE ? Cela dépend…
Les textes n’exigent pas une présence physique de tous les participants dans une unité de lieu. Le Conseil d’Etat a  validé l’utilisation du système de la visioconférence pour les réunions de CE dès lors que certaines garanties sont apportées ( CE, 9 septembre
2010, n° 327250).
Dès lors que le système permet d’identifier avec certitude les participants ( membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, président du CE, collaborateurs assistant le président)  et la nature de leurs droits respectifs ( votants ou non votants), rien ne s’oppose juridiquement à ce que la réunion se déroule en visioconférence.  Pour qu’il en soit ainsi, le système doit préserver la réalité et la qualité des débats et  permettre de recueillir l’avis des membres du comité. Enfin, il faut s’assurer que la mise en place d’une visioconférence ne permette pas d’enregistrer les débats à l’insu des participants.
La chambre sociale de la Cour de cassation a également admis que les réunions puissent se tenir en visioconférence ( Cassation sociale, 28 octobre 2011 n°10-20.918) sous réserve du respect de certaines conditions: aucun des participants à la réunion ne doit
s’y opposer; aucun vote à bulletin secret ne doit être organisé ce jour-là.

En résumé oui, à la visioconférence s’il s’agit d’un outil de communication destiné à améliorer dans certaines situations le dia- logue avec les membres du comité d’entreprise. Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus. Ce système présente au contraire des avantages lorsque certains élus travaillent en mission à l’étranger. Il leur sera plus facile de se libérer pour assister à une réunion de CE ainsi organisée !
Mieux vaut en amont discuter de ces procédés avec l’employeur et de consigner les conditions de mise en place des réunions en visioconférence dans le règlement intérieur du CE.
Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus.

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