A. La rédaction de l’ordre du jour

Qu’est-ce que l’ordre du jour ?

L’ordre du jour récapitule tous les points qui seront abordés chronologiquement en réunion plénière. Tous les points qui figurent à l’ordre du jour doivent être examinés au cours de la séance.

Est-il possible de débattre d’une question qui ne figure pas à l’ordre du jour ?

Normalement non. Cependant, les juges admettent que le CE puisse délibérer sur une question non inscrite à l’ordre du jour si la majorité des membres du CE y est favorable et que cette question présente un lien avec l’une des questions abordées (Cassation sociale, 10 octobre 2002, n° 01-03.336).
Cette solution est pourtant à déconseiller. Mieux vaut dans ce cas que la majorité des élus sollicite la tenue d’une réunion extraordinaire et que ce point soit examiné à cette occasion, d’autant que cette requête ne peut être refusée. Cela vous laissera ainsi le temps d’en discuter entre vous, surtout si le chef d’entreprise entend obtenir un vote du CE.

L’ordre du jour : une rédaction conjointe du président et du secrétaire du CE

L’une des deux missions assignées par la loi au secrétaire du CE est la rédaction conjointe de l’ordre du jour avec l’employeur (C . trav.,  art.  L. 2325-15). Une concertation est donc nécessaire entre le secrétaire et le président du CE.
Ni un accord collectif, ni un accord de méthode, ni un accord atypique (conclu avec le comité d’entreprise, par exemple), ni le règlement intérieur du comité, ni un usage, ne peuvent déroger à cette règle de l’élaboration conjointe. Même s’il existait une clause en ce sens, elle serait nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on pourrait faire comme si elle n’existait pas.
Pour chaque réunion, secrétaire et président du CE doivent se mettre d’accord pour établir l’ordre du jour.
Côté délégation élue, c’est le secrétaire qui décide seul des questions qui seront portées à l’ordre du jour. Toutefois, mieux vaut qu’il ait préparé en amont la rédaction de l’ordre du jour avec les autres élus :

• dans le cadre d’une réunion préparatoire afin de recueillir les questions rapportées par tous les élus ;
• par échange de mails, par téléphone, par télécopie, via le site Internet du CE, etc.

En effet, tous les élus n’appartiennent pas aux mêmes services, tous ne travaillent pas forcément en un même lieu, et certains salariés, pour de simples raisons d’affinités, confieront leurs préoccupations à certains élus plutôt qu’à d’autres.
De plus, si le secrétaire rédigeait seul l’ordre du jour sans prendre le temps de le préparer en amont avec les autres membres de la délégation salariale, ceux-ci risqueraient soit de ne pas s’impliquer dans la réunion, soit de faire entendre des voix discordantes au cours de celle-ci, ce qui nuirait au CE dans son ensemble.
Une fois recueillies les diverses questions que les élus du CE aime- raient voir inscrites à l’ordre du jour de la prochaine réunion de CE, le secrétaire du CE va faire éventuellement le tri et décider des questions qui seront portées à l’ordre du jour au nom de la délégation élue. Muni de sa liste de questions, secrétaire et employeur vont ensuite échanger pour savoir comment intercaler les questions posées par la direction et celles posées par les élus.

Et si le chef d’entreprise se fait représenter, qui rédigera l’ordre du jour ?

Plusieurs tribunaux avaient estimé que la rédaction de l’ordre du jour incombait au chef d’entreprise même s’il se faisait représenter pour animer les réunions de CE. Ils faisaient une application littérale de l’article L. 2325-15 du Code du travail, qui envisage dans son premier alinéa que « l’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est arrêté par l’employeur et le secrétaire », sans viser le cas où l’employeur délèguerait la présidence du CE.
Mais la Cour de cassation, dans une décision du 10 juillet 2002, a rendu une solution contraire en jugeant que « le représentant du chef d’entreprise qui est délégué pour présider le CE , a nécessairement le pouvoir, en cette qualité, d’arrêter l’ordre du jour » (Cassation sociale, 10 juillet 2002, n° 00-16.827).
Cela signifie donc que si le chef d’entreprise a délégué sa présidence à titre temporaire ou définitif, son représentant a compétence pour fixer l’ordre du jour. Impossible donc d’exiger un autre interlocuteur et de refuser de signer l’ordre du jour pour ce motif.

Et si le secrétaire du CE est absent, qui rédigera l’ordre du jour ?

En cas d’absence du secrétaire du CE, une personne choisie parmi les membres titulaires devra être élue pour le remplacer temporairement ; c’est alors elle qui sera chargée d’élaborer l’ordre du jour conjointement avec le chef d’entreprise ou son représentant. Si vous aviez prévu dans votre règlement intérieur de comité d’entreprise que le secrétaire adjoint remplacerait automatiquement le secrétaire en cas d’absence de celui-ci, c’est tout naturellement ce secrétaire adjoint qui aura la charge d’élaborer l’ordre du jour conjointement avec le chef d’entreprise. Attention toutefois à ce que ce secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres titulaires ou qu’en tant que suppléant, il devienne titulaire en application des règles légales de remplacement.
Si aucun secrétaire adjoint n’a été désigné, ou s’il n’est pas prévu un remplacement automatique du secrétaire en titre, il faudra organiser le remplacement du titulaire au cours d’une réunion précédant l’absence du titulaire. Cela ne pose pas de problème si l’absence du secrétaire est prévisible.
En cas d’absence imprévisible, on est confronté à une difficulté non envisagée par la loi. Une chose est sûre : le chef d’entreprise ne peut pas fixer seul le programme de la prochaine réunion. A notre sens, soit l’employeur saisit le juge des référés afin qu’il fixe l’ordre du jour, soit le chef d’entreprise prend l’initiative de provoquer une réunion extraordinaire afin que soit désigné un secrétaire qui pourra élaborer avec lui le prochain ordre du jour.

Imposer au secrétaire d’inscrire une question à l’ordre du jour quand on est élu du CE, est-ce possible ?

Il arrive parfois que certains élus se sentent lésés, dans la mesure où les questions qu’ils souhaiteraient voir inscrites à l’ordre du jour sont systématiquement écartées. Quelle est alors leur marge de manœuvre pour se faire entendre ?
Sur un plan légal, il n’y a rien à faire. Côté délégation salariale, le secrétaire est le seul à rédiger l’ordre du jour. C’est lui et lui seul qui décide de la liste des sujets qui seront abordés pour la délégation salariale et qui, muni de cette liste, rencontre l’employeur
pour la phase ultime de l’élaboration conjointe.
Il se peut ainsi qu’il mette en minorité un élu ou un syndicat en ne se faisant pas l’écho des questions que ces derniers souhaiteraient voir abordées au cours de la réunion plénière.
En pareil cas, la solution n’est pas simple à trouver. Il faut à la fois éviter de montrer la division qui s’ensuit au sein du CE, mais aussi se rappeler que le CE dans sa configuration actuelle est le résultat des urnes. Mieux vaut ainsi éviter de prendre la parole en réunion de CE pour afficher devant l’employeur son désaccord. Il faut également éviter l’information aux salariés par mail ou tract. Dans le même temps, il faut bien comprendre que si certains salariés ont été élus, c’est parce qu’un certain nombre de leurs collègues ont estimé qu’ils seraient les mieux à même de les représenter.
Pour éviter le conflit, rien de tel que le dialogue, expression de la démocratie au sein de l’institution. Un bon secrétaire est un secrétaire qui est à l’écoute des autres membres et qui prépare avec eux l’ordre du jour. Le secrétaire a des droits qui lui sont conférés par la loi : rédiger l’ordre du jour conjointement avec l’employeur, et rédiger seul le PV du CE, mais il doit représenter la majorité des élus. Ce n’est pas un membre supérieur du comité d’entreprise qui ne représente que lui-même. Si la fonction de secrétaire est exercée de manière presque dictatoriale, il faut en tirer toutes les conséquences qui s’imposent ; peut-être faudra-t-il alors en passer par une révocation du secrétaire et l’élection d’un nouveau secrétaire du CE.
Notre conseil : pour éviter d’aborder ces questions de change- ment de personne en plein conflit, mieux vaut rédiger une clause dans le règlement intérieur du CE sur la question du remplacement du secrétaire.

L’ultime recours pour l’élu qui s’estime incompris consisterait à introduire une action en justice pour délit d’entrave dirigée à l’en- contre du secrétaire du CE, action rarement engagée, compte tenu des effets qui pourraient s’en suivre et de la difficulté à rapporter les preuves d’un tel délit. A éviter dans la mesure du possible ! Parfois, la mise à l’écart de questions est opportune :

• soit que la question relève d’une autre institution représentative du personnel (délégués du personnel ou délégué syndical) ;
• soit que l’ordre du jour est déjà bien chargé et que le secrétaire pense qu’il sera plus efficace de reporter tel ou tel point à une autre réunion.

 

Comment le président et le secrétaire du CE élaborent-ils conjointement l’ordre du jour ? Une rencontre « virtuelle » peut-elle suffire (mail, téléphone) ?

Le chef d’entreprise ou son représentant et le secrétaire du CE (ou son remplaçant) doivent obligatoirement se rencontrer pour fixer l’ordre du jour.
Il peut s’agir d’une rencontre physique. Mais un échange par téléphone, mail, télécopie, courrier, etc., peut aussi bien faire l’affaire.

Solliciter les salariés,
c’est aussi une bonne idée !

Il n’y a pas forcément un élu par service, par antenne géographique. Aussi, il peut être intéressant de solliciter les salariés pour savoir s’ils souhaitent que certaines questions soient traitées au cours de la prochaine réunion de CE.
Vous pouvez donc faire installer une boîte aux lettres à l’extérieur du local CE, créer une adresse mail pour que les salariés puissent vous envoyer leurs questions avant un délai préalablement fixé. Outre le fait que cela peut faire naître des vocations, que cela montre combien vous êtes à l’écoute de ceux qui vous ont mandaté pour les représenter, cela peut aider le secrétaire dans sa « pêche aux questions ». Sachez que le secrétaire pourra ensuite ne retenir que certains sujets et en écarter d’autres et que la question posée par tel ou tel salarié (dont l’initiative doit rester anonyme) ne se retrouvera pas forcément à la lecture de l’ordre du jour définitif.

Il n’y a pas de règle toute faite : tout dépend du fait que vous travaillez ou non au même endroit que le chef d’entreprise, de ses disponibilités et des vôtres.
La loi ne dit pas non plus qui doit prendre l’initiative du contact (le secrétaire du CE ou le chef d’entreprise).
Une chose est sûre : soyez vigilant sur les délais. L’ordre du jour devant  être  communiqué  par  le  chef  d’entreprise  au  moins 72 heures avant la date de la réunion, il faut que le secrétaire du CE se soit entretenu avec le président du CE suffisamment long- temps à l’avance pour qu’il puisse matériellement rédiger l’ordre du jour et l’envoyer dans les temps. Il semble donc raisonnable de prendre l’habitude de se contacter 10 jours avant.

Le président du CE peut-il unilatéralement modifier l’ordre de présentation des questions portées à l’ordre du jour ?

Une fois établi, il n’est normalement plus possible de modifier quoi que ce soit dans l’ordre du jour, ni la formulation des questions, ni l’ordre de présentation. En effet, la présentation des questions est tout aussi stratégique que les questions elles-mêmes. Ce n’est pas un hasard si les élus souhaitent qu’une question soit abordée en début de réunion ; c’est qu’ils y attachent plus d’importance et qu’ils savent qu’ils seront plus disponibles, plus attentifs à ce moment-là.
A fortiori, le chef d’entreprise ne peut pas imposer en séance une modification de l’ordre d’examen des questions et prendre les élus de cours. En agissant ainsi, il se rendrait coupable d’un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE. Le chef d’entreprise doit donc suivre la chronologie des questions.
Il arrive cependant que le chef d’entreprise demande une inver- sion dans l’examen des questions en cours de séance. Il doit pour ce faire obtenir un accord du CE à la majorité. Ce sera par exemple le cas lorsque l’examen d’une question nécessite la présence d’un interlocuteur extérieur au CE, voire à l’entreprise (cas du médecin du travail, par exemple), concerné par une seule question. Il peut dans ce cas être autorisé à examiner cette question en premier afin de « libérer » l’interlocuteur au plus vite. Mais normalement, il aurait dû le prévoir quand il s’était entretenu avec le secrétaire du CE !

Que faire si le président du CE n’est pas d’accord pour inscrire une question à l’ordre du jour ?

Une réunion ne peut valablement se tenir que si l’ordre du jour a été conjointement élaboré par l’employeur et le secrétaire du CE. Ces deux parties doivent obligatoirement aboutir à un accord :

• l’employeur ne peut pas fixer seul l’ordre du jour et passer outre l’opposition du secrétaire du CE. En agissant de la sorte, il commettrait un délit d’entrave et serait passible de sanctions pénales. Par ailleurs, le comité ne peut valablement se réunir et délibérer sur un ordre du jour fixé unilatéralement par le chef d’entreprise. Les délibérations prises sans ordre du jour rédigé conjointement ne sont pas valables.
• le  secrétaire n’a pas davantage la possibilité de fixer tout seul l’ordre du jour.

Il faut savoir que la jurisprudence applique à la lettre ce principe de la fixation conjointe de l’ordre du jour.
Ainsi, même si l’examen d’une question nécessite plusieurs réu- nions, même si le chef d’entreprise décide unilatéralement d’une réunion supplémentaire, même s’il s’agit d’inscrire de plein droit une question rendue obligatoire par la loi, le règlement, la convention ou l’accord collectif de travail, un ordre du jour doit être rédigé conjointement par le président du CE ou son représentant et le secrétaire du CE.
Si le chef d’entreprise et le secrétaire du CE ne sont pas d’accord sur un point particulier :

• soit ils arrivent à s’entendre à l’amiable sur le contenu et l’ordre de présentation de l’ordre du jour (par exemple en reformulant la question litigieuse) ;
• soit ils n’arrivent pas à s’entendre à l’amiable. Si aucune des deux parties ne cède, l’une ou l’autre pourra saisir le juge des référés (Président du TGI) pour que celui-ci tente de résoudre la difficulté. Le juge peut alors décider d’autoriser le président du CE à convoquer le comité sur la base de l’ordre du jour litigieux ou inviter les parties pour discuter et arrêter en commun sous son égide l’ordre du jour.

Que faire si le président du CE n’est pas d’accord pour inscrire une question à l’ordre du jour et qu’il s’agit d’une consultation obligatoire en vertu d’une loi ou d’un accord collectif ?

Il faut rappeler que depuis une loi du 18 janvier 2005, le Code du travail prévoit que les consultations du CE rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire à l’ordre du jour de la réunion du comité. (C. trav.,art. L. 2325-15, alinéa 2)

De quoi s’agit-il ?
L’employeur a l’obligation d’informer ou de consulter le CE sur des sujets listés par le Code du travail selon une périodicité trimestrielle, semestrielle ou annuelle (affectation de la contribution logement et de la taxe d’apprentissage, orientations de la formation professionnelle, emploi de personnes handicapées, etc.). La plupart de ces informations ou consultations ne doivent pas être effectuées à des dates précises. Toujours est-il que le secrétaire du CE peut désormais obliger l’employeur à inscrire une consultation à l’ordre du jour si, une fois le trimestre, le semestre ou l’année écoulé(e), il constate que l’employeur n’a pas rempli son obligation. Mais même dans ce cas, l’élaboration conjointe de l’ordre du jour demeure la règle.
Le secrétaire reste tenu de soumettre préalablement la question au chef d’entreprise, alors même que la consultation est obligatoire. Avant que l’insertion de plein droit ne soit mise en œuvre unilatéralement par le secrétaire, un entretien en vue d’une fixation conjointe doit être proposé par l’un ou l’autre. C’est ce qu’a décidé la Cour de cassation dans une décision du 12 juillet 2010 (Cassation sociale, 12 juillet 2010, n° 08-40.740).
L’accord du chef d’entreprise n’est donc pas obligatoire.

Comment rédiger un ordre du jour ?

Le Code du travail ne donne pas d’indication sur la forme que doit revêtir l’ordre du jour. Il n’y a pas un contenu type, pas une forme obligatoire.
L’ordre du jour doit comporter les questions qui seront abordées lors de la réunion. Il doit être rédigé en termes clairs et précis, de sorte que les membres du comité soient réellement informés des questions qui seront abordées en séance, qu’ils puissent se préparer à intervenir utilement et à se prononcer en toute connaissance de cause.
Exemple : n’est pas suffisamment précis l’ordre du jour mentionnant la « réorganisation d’un service » sans que l’on sache de quel service il s’agit. De même, l’ordre du jour qui, en cas de licenciement économique, se borne à indiquer « point sur l’établissement », n’est pas suffisamment précis.
Un conseil : les questions seront abordées au cours de la réunion de CE dans l’ordre de présentation de l’ordre du jour. Mieux vaut ne pas regrouper les questions posées par la direction d’une part et celles posées par les élus d’autre part, mais alterner les questions de la direction et celles des élus en inscrivant les questions les plus importantes d’abord.
En effet, tout le monde sait que son attention est plus vive en début de réunion et qu’elle se relâche ensuite au fil de celle-ci. Plus l’heure tourne, plus on est pressé de rentrer chez soi, et plus le débat se distend… Il ne faut donc pas laisser la direction mener la réunion.

En substance, pour présenter un bon ordre du jour, mieux vaut :

• rédiger des questions claires et précises : il faut savoir de quoi on va débattre. Il est donc conseillé de faire des phrases et de ne pas employer de style télégraphique !
•  éviter les sigles : ils ont un sens pour vous aujourd’hui, mais recouvriront peut-être une autre réalité demain ;
• aller des questions les plus importantes au moins importantes ;
• alterner les sujets posés par la direction et ceux abordés par les élus ;
• ne pas hésiter à réinscrire des questions auxquelles la direction n’a pas complètement répondu au cours de réunions précédentes. La direction ne peut pas de facto écarter une question qui lui a déjà été soumise au motif qu’elle estime y avoir déjà répondu. Si vous souhaitez inscrire de nouveau une question déjà abordée lors de précédentes séances, c’est que vous n’êtes pas satisfait de la réponse qui vous a été adressée. La réinscrire montre tout l’intérêt que vous y portez !

Généralement, un ordre du jour suit le plan suivant :

• approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
• questions qui ont déjà été abordées lors de précédentes réunions et pour lesquelles l’employeur doit apporter des informations complémentaires ;
• questions nouvelles ;
• questions diverses.

Une rubrique questions diverses est en effet fréquemment insérée. Elle n’est cependant pas obligatoire. Cette rubrique peut être ouverte : les questions qui seront abordées ne sont pas listées. Ainsi, les élus se laissent la possibilité de traiter de questions qui n’auraient pas pu être inscrites à temps à l’ordre du jour. Cette rubrique peut aussi être fermée. Dans ce dernier cas, les questions sont détaillées précisément.
Attention, la rubrique questions diverses ne peut concerner que des questions de moindre importance car les parties n’ont en effet pas pu se préparer à y apporter des réponses appropriées.
Il n’est pas question que l’employeur soumette au comité des questions dans l’urgence alors qu’elles requièrent l’examen de documents préalables, et a fortiori  qu’il demande son avis dans de telles conditions.
Hors de question également pour le CE d’insérer des questions qui vont l’entraîner à prendre à la dernière minute des décisions importantes (comme, par exemple, la décision de poursuivre l’employeur en justice).

L’ordre du jour doit-il être signé ? Par qui ?

L’ordre du jour doit être signé conjointement par le président du comité d’entreprise ou son représentant et par le secrétaire du CE pour chaque réunion. La Cour de cassation s’attache à ce que ce formalisme soit respecté. La preuve écrite de l’accord des deux responsables de la rédaction doit être apportée (Cassation sociale, 25 avril 2007, n° 06-40.267).

A qui est envoyé l’ordre du jour ?

Ce n’est pas le secrétaire du CE qui est chargé de transmettre l’ordre du jour aux élus, mais l’employeur.
Il doit être envoyé à tous les membres du comité d’entreprise sans exception : titulaires, suppléants, représentants syndicaux, ainsi que les personnes extérieures au comité dont la présence est pré- vue par la loi ou demandée par le comité (médecin du travail, experts du CE, etc.).

Comment est envoyé l’ordre du jour ?

La loi n’impose pas de forme précise. L’ordre du jour est souvent adressé en même temps que la convocation, mais cela n’est pas obligatoire.
L’ordre du jour peut être :

• transmis par navette interne ;
• remis en main propre contre décharge ;
• envoyé au domicile des intéressés par lettre simple ou recommandée ;
• transmis par télécopie ou par mail.

 Ce qui est sûr, c’est qu’un simple affichage ne suffit pas.
Notre conseil : l’ordre du jour liste les questions qui seront abordées au cours de la réunion. Il ne contient pas d’informations confidentielles. Rien ne s’oppose donc à ce que le secrétaire du CE l’affiche sur les panneaux du comité à titre d’information des salariés.

Sous quel délai est envoyé l’ordre du jour ?

La loi est formelle : elle impose que l’ordre du jour soit communiqué par l’employeur trois jours au moins avant la réunion pour que les membres du CE aient le temps de préparer celle-ci.
Ce délai de trois jours peut être allongé, notamment par convention ou accord collectif, par le règlement intérieur du CE ou l’usage.
Il peut être réduit uniquement en cas d’urgence, c’est-à-dire de situation tout à fait exceptionnelle.
Il peut par exemple y avoir urgence en cas de risque d’accident du travail. En revanche, il est impossible d’invoquer l’urgence de la situation à l’occasion d’un projet de licenciement d’un salarié protégé.
Ce délai de trois jours n’est pas un délai franc. 72 heures minimum doivent séparer le moment où les membres reçoivent l’ordre du jour du moment où s’ouvre la séance. Il importe peu qu’à l’intérieur de ces trois jours se trouve un samedi et un dimanche ou un jour férié. Le délai ne sera pas allongé d’autant.

Et si l’ordre du jour est adressé tardivement aux membres du comité ?

Vous pouvez vous présenter à la réunion le jour dit et refuser de délibérer sur une question au seul motif que l’ordre du jour ne vous a pas été adressé au moins trois jours à l’avance.
Vous pouvez agir au plan pénal en invoquant le délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE pour que le tribunal prononce une peine d’amende et/ou d’emprisonnement.
La jurisprudence de la chambre criminelle de la Cour de cassation est constante : le délai de trois jours est un délai d’ordre public ; il doit impérativement être respecté. Les juges du tribunal correctionnel condamneront en principe le président du CE au seul motif qu’il n’a pas respecté ce délai de trois jours, sauf à reconnaître qu’il était dans une situation d’urgence.
Vous pouvez aussi préférer agir devant les juridictions civiles pour faire remettre en cause la validité des délibérations prises sur la base d’un ordre du jour transmis moins de 72 heures avant la réunion. Mais attention, les juges se baseront sur l’attitude des membres du comité d’entreprise convoqués en méconnaissance du délai de trois jours. Si toute la délégation salariale se présente à la réunion, que vous délibérez et qu’aucune mention n’est portée au PV à propos du non respect du délai de trois jours, il sera a priori trop tard pour saisir ensuite le juge civil et lui demander de remettre en cause la validité des délibérations prises ce jour-là. Les juges pourraient estimer que cette irrégularité ne vous a pas empêché de donner votre avis en connaissance de cause.

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