IV-C. La réunion, comme si vous y assistiez

Publié le 10 septembre 2012 par Marc

C. La réunion, comme si vous y assistiez

Le premier point de la réunion : l’appel. Doit-on émarger ?

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En ouverture de séance, le président commence par faire l’appel. Ce préalable est indispensable pour s’assurer de la présence du secrétaire et, à défaut, nommer un secrétaire de séance.
Il est bon de noter les présents et les absents, afin que les salariés sachent si des membres, une fois élus, se dispensent un peu trop fréquemment d’assister aux réunions de CE ou s’ils exercent leur mandat sérieusement.
L’émargement en début de séance est une pratique fréquente, mais non obligatoire. Elle permet d’identifier les membres participants ayant voix délibérative.

Que faire si le secrétaire du CE n’est pas là ?

La loi est formelle sur ce point : il faut que le secrétaire soit présent à la réunion.
Si le secrétaire en titre est absent, il faut nommer un secrétaire de séance.
Ce secrétaire de séance pourra être le secrétaire adjoint s’il a été convenu par délibération ou dans le règlement intérieur du CE qu’il remplacera le secrétaire en cas d’absence de celui-ci. A défaut d’une telle mention, le remplacement du secrétaire par le secrétaire adjoint ne se présume pas. En effet, le secrétaire est obligatoirement choisi parmi les membres titulaires. Or, le secrétaire adjoint peut être un suppléant. Comme chaque titulaire n’a pas un suppléant qui lui est attitré mais que les règles de suppléance sont prévues par le Code du travail, il se peut qu’un autre membre que le secrétaire adjoint devienne provisoirement titulaire à la place du secrétaire en titre. Par ailleurs, lorsque vous avez voté pour nommer le secrétaire adjoint, lui, comme vous, étiez peut-être d’accord pour qu’il ne soit que secrétaire adjoint, pas secrétaire. Le chef d’entreprise doit donc, en début de séance, organiser un vote pour que soit nommé un secrétaire de séance.

Le second point : la lecture de l’ordre du jour

Après avoir fait l’appel, le président lit l’ordre du jour dans l’ordre de présentation. Il ne peut pas refuser de mettre en discussion une question inscrite à l’ordre du jour, même s’il estime que la question est devenue inutile en raison de la réponse apportée à une question précédente.

L’employeur peut-il modifier l’ordre d’examen des points figurant à l’ordre du jour ?

L’accord sur l’ordre du jour implique aussi un accord sur l’ordre d’examen des questions y figurant. C’est pourquoi, en principe, l’employeur ne peut pas modifier ensuite cet ordre. Il ne peut pas arriver à la réunion en ayant unilatéralement bouleversé l’ordre des questions, ni imposer un tel bouleversement en séance. S’il agissait ainsi, le président du CE commettrait un délit d’entrave. La raison en est simple. L’ordre du jour est un compromis auquel sont arrivés le secrétaire du CE et le chef d’entreprise. Examiner une question en début de séance plutôt qu’en milieu ou fin de séance n’est pas neutre. Notre attention est plus vive en début de réunion ; on est alors plus réceptif pour poser des questions et écouter les réponses.
Des circonstances particulières peuvent amener le chef d’entreprise à inverser l’ordre d’examen des questions portées à l’ordre du jour sans qu’il puisse être poursuivi pour délit d’entrave. Cela peut être le cas lorsque priorité est donnée à une question nécessitant l’audition d’un intervenant indisponible plus tard. Un vote à main levée est alors organisé. Il peut être intéressant de consigner cette inversion dans le PV. Cela doit rester exceptionnel et non devenir une tactique pour contourner l’ordre de présentation de l’ordre du jour !

Les élus peuvent-ils demander une modification de l’ordre d’examen des points figurant à l’ordre du jour ?

Pour la même raison que celle exposée plus haut, les élus ne peuvent normalement pas demander une inversion des points figurant à l’ordre du jour. Ils peuvent, sans que le chef d’entreprise ne commette de délit d’entrave, s’exposer à une fin de non recevoir. Il est toutefois possible de faire une telle demande. Un vote à ce sujet est alors organisé.

Est-il possible, le jour J, d’ajouter des points à l’ordre du jour ?

Juridiquement, ni le président du CE, ni le secrétaire du CE, ni aucun autre membre du CE ne peuvent exiger que soient ajoutés en séance des points non inscrits à l’ordre du jour.
Non seulement cela n’est pas légal, mais ce n’est pas souhaitable. En effet, lorsque vous vous présentez à la réunion, vous savez de quoi vous allez parler. Vous avez pu préparer les questions que vous alliez poser, faire des recherches sur des points juridiques, reprendre d’anciens documents fournis par le chef d’entreprise, relire des PV antérieurs, vous concerter sur telle ou telle attitude à adopter de manière à ne pas être pris au dépourvu, etc. C’est d’ailleurs pour cela que le chef d’entreprise doit vous transmettre l’ordre du jour de la réunion trois jours au moins avant la séance. L’inscription de questions nouvelles sous la rubrique « questions diverses » est néanmoins autorisée.
Rappelons également que rien n’interdit au chef d’entreprise ou à la majorité des membres du CE de solliciter la tenue d’une réunion extraordinaire pour examiner des points qui ne figuraient pas à l’ordre du jour et pour lesquels ils jugent opportun de ne pas attendre la prochaine réunion plénière.

L’adoption du PV de la réunion précédente

En règle générale, le président du CE propose l’adoption du PV de la réunion précédente après avoir lu l’ordre du jour. L’adoption du PV est en effet un préalable obligatoire pour que le PV puisse ensuite être diffusé dans l’entreprise.
C’est d’ailleurs le plus souvent le premier point qui figure dans le nouvel ordre du jour.
Avant de mettre aux voix le projet de procès-verbal rédigé par le secrétaire du CE ou sous son autorité, le président doit demander si un membre de l’assistance a des observations à formuler sur le document distribué. Si le secrétaire du comité est d’accord pour corriger la version première du PV en y apportant des adjonctions, retraits ou reformulations, le document est modifié en ce sens avant d’être mis au vote. Les titulaires, les suppléants qui remplacent les titulaires absents le cas échéant, et le président du CE peuvent prendre part au vote. Ils bénéficient tous d’une voix. Personne n’a voix prépondérante (en cas d’égalité de voix, aucune voix ne pourra faire office de voix de départage).
Rappel : le président du CE ne bénéficie pas d’un droit particulier pour modifier le PV.

Qui dirige et anime les débats ?

Le président du CE dirige et anime les débats. Il doit veiller à ce que l’ensemble des membres du comité, les membres titulaires, les membres suppléants, les représentants syndicaux, ses deux collaborateurs et le cas échéant les membres invités puissent s’exprimer librement et donner leur avis sur les sujets abordés.
La réunion n’est pas qu’une simple chambre d’enregistrement : c’est un lieu d’échanges de vue, de contre-propositions, de critiques. Le chef d’entreprise ne peut se contenter de répondre par oui ou par non aux questions posées.

Le secrétaire du CE peut-il animer les débats ?

Il arrive que le secrétaire anime les débats, notamment pour présenter un projet d’activités sociales et culturelles. Hormis cette hypothèse, ce n’est pas son rôle.

Quid des écarts de langage ? Peuvent-ils être sanctionnés ?

Il peut arriver, lorsque les esprits s’échauffent, qu’un représentant du personnel ou que le chef d’entreprise perdent leur sang froid et se laissent aller à des injures ou des accusations. Si ces écarts de langage ne peuvent être poursuivis pour injures et diffamation publiques puisque le comité d’entreprise n’est pas un lieu public, elles peuvent néanmoins donner lieu à condamnation pour délit d’entrave ou à contravention pour injures ou diffamation non publiques, ce qui est en pratique très rare.
En pareil cas, mieux vaut suggérer une suspension de séance afin de faire « retomber la pression ». Le secrétaire jugera alors opportun de reproduire ou non cet incident dans le PV de réunion.

Le président du CE peut-il écourter de manière autoritaire une réunion ? Peut-il mettre à la porte un participant ?

Le président du CE ne peut jamais écourter de manière autoritaire une réunion, quelle que soit l’ambiance qui y règne. Il doit continuer à animer les débats en donnant équitablement la parole à tout intervenant souhaitant la prendre. Tant que tous les points inscrits à l’ordre du jour n’ont pas été examinés, la réunion doit se poursuivre.
Il n’a pas plus la possibilité de mettre à la porte un participant sous prétexte qu’il chahute ou qu’il estime ses propos injurieux ou diffamatoires. Avec sa casquette de président du CE, le chef d’entreprise ne peut se faire censeur et mettre à la porte un participant particulièrement agité. Il revient aux autres participants de tenter de raisonner leur collègue !

Le CE peut-il enregistrer les débats ? Le président du CE peut-il s’y opposer ?

L’enregistrement des débats peut faciliter la rédaction ultérieure du PV (par le secrétaire, un secrétaire administratif, un prestataire extérieur, etc.).
Contrairement à une idée reçue, il n’est pas nécessaire d’obtenir l’accord de l’employeur pour pouvoir enregistrer les débats (Cassation sociale, 4 février 1986, n° 84-92.809).
Cette décision d’enregistrer les débats ne peut pas être prise par le secrétaire du CE seul. Le recours à un tel procédé peut résulter d’un usage en vigueur ou du règlement intérieur du CE. Sinon, il faut que la majorité du comité soit d’accord pour effectuer un tel enregistrement. Pour pouvoir enregistrer les débats, le secrétaire du CE doit inscrire la question de l’enregistrement à l’ordre du jour de la réunion. Un vote doit être organisé, vote auquel l’employeur peut participer.
Rien n’interdit non plus au président du CE d’enregistrer également les débats dès lors que les représentants des salariés utilisent un enregistreur audio (magnétophone, enregistreur numérique…). Il a été jugé que les membres du comité d’entreprise qui s’opposent à ce que le président du comité fasse usage d’un enregistreur audio, alors que de son côté le secrétaire dispose d’un appareil analogue pour enregistrer les débats afin d’établir son procès-verbal, commettent un abus de pouvoir. Un tel enregistrement ne saurait être constitutif d’une entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise (Cassation criminelle, 4 février 1986, n° 84-92.809).

La communication d’informations confidentielles : comment réagir ?

Il arrive souvent qu’au cours de la réunion l’employeur vous donne une information en précisant qu’elle est confidentielle. Il vous demande alors de mettre votre enregistreur sur pause si vous enregistrez les débats. Comment devez-vous réagir face à ce type d’annonce, et qu’est-ce qu’une information confidentielle ?
La loi se garde bien d’en donner une définition. Ce qui est sûr, c’est qu’une information confidentielle ne doit pas déjà être connue du personnel de l’entreprise et que sa divulgation doit être de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise. On peut par exemple citer des études de projets nouveaux, des projets de restructuration, des études de marché, etc.
A côté de cela, il y a ce que l’on pourrait appeler les informations confidentielles « par nature ». Il s’agit des documents économiques et financiers prévisionnels que certaines sociétés sont tenues d’établir et de transmettre au comité d’entreprise, ou des informations communiquées dans le cadre d’une procédure d’alerte économique du CE.
Lorsque vous vous entendez dire qu’une information est confidentielle, qu’elle doit le rester et donc ne pas être communiquée aux salariés de l’entreprise notamment par l’entremise du PV, vous devez avoir certains réflexes. Il faut d’abord se demander en quoi l’information est « objectivement confidentielle », interroger l’employeur pour savoir pourquoi et pendant combien de temps elle doit le rester.
Même si l’information doit rester confidentielle et ne pas être dévoilée aux salariés de l’entreprise, il est important que le CE en garde une trace. L’employeur commettrait un délit d’entrave au fonctionnement régulier du comité d’entreprise s’il subordonnait la fourniture d’une information due au comité à l’engagement de celui-ci de ne pas la faire figurer au procès-verbal.
Rien n’empêche le secrétaire de rédiger deux versions du PV, l’une pour les archives du CE et reprenant même les informations données comme confidentielles, l’autre expurgée de ces informations, à destination des salariés de l’entreprise. Cela est même conseillé !

La prise de notes et/ou l’enregistrement des réunions : à chacun de choisir

Aujourd’hui, les appareils enregistreurs sont de qualité et certains d’entre eux présentent même l’avantage d’intégrer une clé USB, permettant de transférer son contenu directement sur un ordinateur.
L’enregistreur audio offre l’avantage :

d’être un moyen fiable de consigner la teneur exacte des débats ;
de libérer le rédacteur de la prise de notes, lui permettant ainsi de mieux prendre part aux discussions et/ou d’éviter toute contestation ultérieure.

Il présente l’inconvénient :

d’inhiber certains participants, qui, sachant qu’ils sont enregistrés, se retiennent dans leur prise de parole ;
d’augmenter le temps passé à rédiger le PV. En effet, rédiger un compte rendu sur la base de ses propres notes prend beaucoup moins de temps que de le faire sur la base d’un enregistrement, puisqu’il faut régulièrement faire des retours en arrière pour bien réécouter ce qui s’est dit ;
d’obliger les participants à se discipliner au cours de la réunion. Pour que l’enregistrement soit exploitable, il faut que chacun respecte la prise de parole de l’autre. Si les esprits s’échauffent et que plusieurs personnes parlent en même temps, l’enregistrement sera inaudible, donc inexploitable.

Notre conseil : si vous enregistrez les débats, prenez l’habitude de faire un tour de table en début de réunion en vous présentant par votre nom et/ou prénom afin que la personne qui rédige le PV reconnaisse votre voix. Cela facilitera grandement son travail !

Notez-le : bien souvent, l’employeur demandera de couper l’enregistrement lorsqu’il donne des informations qu’il juge confidentielles. C’est discutable. Comment, alors, garder une trace des informations communiquées ? Ce qui est sûr, c’est que de telles informations ne devront pas figurer dans le PV communiqué aux salariés.

Vous pouvez n’enregistrer les débats qu’épisodiquement, à l’occasion de certaines réunions importantes ou lorsque vous craignez des échanges houleux avec la direction.
Rédiger un PV à partir d’une prise de notes présente quant à soi l’avantage de pouvoir les confronter éventuellement, en cas de doutes, avec celles prises par un autre élu.

Suspensions de séance : Qui peut en demander ? Pourquoi en demander ? Comment les demander ?

La suspension de séance permet d’interrompre momentanément la réunion du comité. Elle n’est pas réglementée par la loi. Ni les cas de recours aux suspensions de séance, ni les motifs, ni la durée, ni les modalités de recours ne sont en effet prévus par la loi.
N’importe quel membre du CE peut être à l’origine d’une suspension de séance : le président, le secrétaire du CE ou n’importe quel autre membre du CE, qu’il soit titulaire, suppléant ou représentant syndical.
Remarque : reportez-vous au règlement intérieur du comité d’entreprise pour voir s’il prévoit une procédure spécifique précédant toute suspension de séance (modalité de la demande, règle de majorité, etc.).

Il est préférable que la décision de suspension de séance fasse l’objet d’un vote des membres du CE (à notre sens, un vote à main levée suffit) et qu’elle soit acceptée par la majorité des membres du comité.
N’hésitez pas à demander une suspension de séance :

pour vous concerter avant de rendre un avis ;
pour calmer les esprits et ainsi tenter d’éviter des situations de blocage ;
pour faire une petite pause après avoir abordé des questions épineuses ;
pour vous rendre dans le local CE afin d’y rechercher un document, appeler votre conseil par téléphone (avocat, expert-comptable, hotline donnant des conseils juridiques) ou consulter un expert en interne.

De son côté, le chef d’entreprise peut également demander une suspension de séance si vous lui demandez un document ou une statistique qu’il n’a pas avec lui ou encore si le correspondant qu’il cherchait tant à joindre le demande sur son poste.

Notre conseil : n’hésitez pas à mentionner les suspensions de séance dans le PV : qui en est à l’origine, quelle est la raison, quelle en a été la durée, qui n’est pas revenu après la suspension de séance, etc. Cela permet de garder une trace écrite de l’événement, trace qui pourra se révéler précieuse en cas de litige ultérieur.

Que se passe-t-il si certains participants ne reviennent pas après une suspension de séance ? Quid si aucun élu ne revient ?

Le fait que certains participants ne reviennent pas après une suspension de séance, alors que l’ordre du jour n’a pas été épuisé, n’empêche pas une reprise de la séance. Le président va faire remarquer que telle ou telle personne n’est pas revenue, ce qui peut éventuellement changer les majorités en cas de vote, à charge pour le secrétaire du CE de noter dans le PV que M. X ou Mme Y ne sont pas revenus.
Mais attention, ne pas revenir en réunion à l’issue d’une suspension de séance en guise de protestation peut se révéler dangereux pour les élus. Puisqu’aucun quorum ne saurait être exigé, la réunion se poursuit en effet. Le chef d’entreprise peut choisir ce moment pour mettre un point au vote, et ne voteront que ceux qui sont encore présents. Si vous vouliez ainsi bloquer le processus de consultation du comité d’entreprise, c’est raté ; seule votre division sera affichée ! Dans une décision du 30 septembre
2009 (Cassation sociale, 30 septembre 2009, n° 07-20.525), la Cour de cassation a considéré qu’une délibération prise par un seul des membres élus du comité, à la suite du départ de la réunion des autres membres, est valable. Les membres du CE qui, par la suite, ont contesté en justice la validité de l’avis rendu ont été déboutés par les juges. La politique de la chaise vide a produit l’inverse de l’effet escompté : pas de dialogue, mais néanmoins un avis en bonne et due forme rendu par le CE, même si un seul membre élu a participé au vote !

Quand le vote est-il obligatoire ? Quand est-il souhaitable ?

D’après la loi, les hypothèses dans lesquelles le vote est obligatoire sont rares.
Un vote doit intervenir dans les cas suivants (et obligatoirement à bulletin secret) :

nomination du médecin du travail, changement de secteur ou d’affectation du médecin du travail, licenciement du médecin du travail ;
licenciement d’un salarié protégé.

Il est vrai que la loi organise la consultation du CE dans de nombreux cas : formation professionnelle, égalité professionnelle, emploi des handicapés, mise en place d’un régime de prévoyance, etc.
Dans tous ces cas et bien d’autres, le chef d’entreprise doit recueillir l’avis du CE. Juridiquement, il n’a pas pour autant l’obligation de recueillir cet avis par le biais d’un vote. Les juges admettent en effet que si la lecture des PV atteste la réalité des échanges de point de vue et la libre discussion qui s’y sont manifestés, la consultation est valable même si elle n’a pas été formalisée par un vote.
Toutefois, il est vrai qu’un vote est tout de même souhaitable quand vous voulez solenniser votre position, quand il y a désaccord entre vous sur certains sujets, notamment quand des élus syndiqués n’appartenant pas aux mêmes syndicats entendent marquer leur différence. Il est important que les salariés sachent si l’avis du CE a recueilli l’unanimité ou a été adopté à une faible ou forte majorité.
Par ailleurs, lorsqu’il s’agit de désigner une personne à une fonction (secrétaire, président de commission, etc.), de prendre une décision d’ordre financier, de recourir à un expert, d’adopter ou de modifier le règlement intérieur, de mettre en place ou de modifier une activité sociale et culturelle, il semble naturel de l’exprimer par un vote.

Qui peut demander un vote lors d’une réunion ?

N’importe quel membre du comité (y compris le président), qu’il puisse ou non voter, peut à tout moment des débats demander que la question en discussion soit mise au vote.
Le chef d’entreprise n’est pas obligé de répondre favorablement à cette demande de vote si un seul élu ou une minorité suggère cette mise au vote. En revanche, si la majorité des titulaires en fait la demande, on voit mal comment le président du CE pourrait refuser !

Qui peut participer au vote lors d’une réunion ?

Les élus titulaires de chaque collège peuvent voter. Ils ont chacun une voix. Aucun membre du CE (ni le secrétaire, ni le trésorier, ni les autres membres du bureau) n’a voix prépondérante : en cas d’égalité de voix, leur voix ne pourra faire office de voix de départage.
Le vote est individuel. Il n’est pas possible de donner procuration à un élu et de voter à la place de l’absent.
Attention : ce n’est pas parce qu’une mesure concerne plus spécifiquement une catégorie de travailleurs que seuls les élus du collège concerné peuvent participer au vote. Tous les titulaires peuvent voter.
Les suppléants ne votent pas, sauf lorsqu’ils remplacent un titulaire provisoirement ou définitivement absent (suite à une démission du CE ou de l’entreprise, par exemple).
Le suppléant qui remplace un titulaire absent dispose d’une entière liberté de vote. Rien ne l’oblige à accepter les éventuelles consignes de vote que lui donnerait le titulaire qu’il remplace.
Les représentants syndicaux et les collaborateurs qui assistent l’employeur ne votent jamais. On dit qu’ils ont voix consultative et non délibérative.
À noter : lorsqu’un élu titulaire est absent, le président du CE doit procéder à son remplacement. Il doit se conformer aux règles fixées par le Code du travail pour nommer son remplaçant.

Le président du CE participe rarement aux votes. Sur un plan légal, sa participation est exclue lorsqu’il consulte le CE en tant que délégation du personnel (C. trav., art. L. 2325-18).

Dans quels cas le président du CE ne peut-il pas participer au vote ?

La loi le dit : la participation du chef d’entreprise est exclue lorsqu’il consulte le CE en tant que délégation du personnel. Cela est normal : lorsqu’il prend l’avis du CE en tant qu’employeur, le chef d’entreprise ne peut pas voter. Il ne peut être juge et partie ! On ne saurait admettre qu’il puisse rendre un avis sur un projet qu’il a lui-même élaboré. Il voterait forcément pour, ce qui reviendrait à ôter une voix aux élus !
Le problème est que la loi se contente de dire que le vote du président du CE est exclu quand il consulte la délégation élue du personnel, et qu’elle ne définit pas les cas dans lesquels il peut ou non voter. Ce sont donc les juges qui, à l’occasion de procès, détermineront a posteriori si le président du CE pouvait ou non voter. Il ressort de cette jurisprudence, pas forcément très cohérente, que le président du CE ne peut pas voter :

quand il procède à l’une des consultations en matière économique et sociale du CE prévues par la loi : puisqu’il présente un rapport ou document établi par ses services, il n’y a aucune raison qu’il se désapprouve lui-même !
quand il demande l’avis du CE pour un licenciement économique ou le licenciement d’un salarié protégé ;
quand le comité décide de recourir à un expert, que cet expert soit rémunéré par le comité lui-même sur son budget de fonctionnement ou que l’expert soit rémunéré par le chef d’entreprise dans les cas prévus par la loi ;
quand le comité décide d’engager une action en justice à l’encontre de l’entreprise ;
quand le comité décide de l’affectation de sa subvention de fonctionnement (achat de documentation juridique, achat d’un ordinateur ou de téléphones portables pour les élus du CE, appel à un prestataire extérieur pour la rédaction du PV du CE) ;
quand le comité désigne un ou plusieurs membres chargés de le représenter dans d’autres instances comme le CCE , le conseil d’administration ou de surveillance, la commission économique ou la commission formation.

Le président du CE peut voter :

en cas de prise de décision concernant les règles de fonctionnement internes du CE : adoption ou modification du règlement intérieur, désignation du secrétaire et du trésorier du CE ;
lors de l’adoption des procès-verbaux des réunions antérieures.

Pour savoir si le président a ou non le droit de voter, il faut se poser les questions suivantes : le vote concerne-t-il ou non une mesure d’administration interne du comité ? Le comité est-il consulté en tant que délégation du personnel, assurant l’expression des salariés ? Dans le premier cas, il aura le droit de vote ; dans le second, il ne l’aura pas.
Quoi qu’il en soit, quand il vote, le président du CE ne dispose que d’une seule voix. Il ne saurait être question qu’en cas de partage des voix on résolve la difficulté en considérant que sa voix fait office de départage. Il n’a pas voix prépondérante (en cas d’égalité de voix, sa voix ne pourra faire office de voix de départage).
À noter : la question de la participation de l’employeur au vote concernant l’utilisation du budget des activités sociales et culturelles n’est pas réglée par la jurisprudence. Les avis sont partagés. D’un côté, on peut considérer qu’en participant au vote l’employeur s’immisce dans la gestion des activités sociales et culturelles du CE, alors que le comité en a le monopole de gestion, et conclure de ce fait qu’il ne peut pas prendre part au vote. D’un autre côté, on peut considérer que par principe le CE dispose d’un monopole dans la gestion des activités sociales et culturelles. Or, le président du CE est membre du comité et peut, à ce titre, y participer.

Dans la pratique, force est de constater que, dans la majeure partie des cas, le président s’abstient de prendre part au vote. Il arrive même parfois qu’il quitte la salle quand le CE délibère sur ces sujets.

Si quelqu’un participe au vote alors qu’il n’en n’a pas le droit, que se passe-t-il ?

Juridiquement, si une personne (le président du CE, un élu suppléant) a participé au vote alors qu’elle n’en avait pas le droit, cela peut entraîner l’annulation de la délibération prise sur le fondement de ce vote. Encore faut-il que ce vote ait eu pour effet de fausser les résultats. Il en va ainsi, par exemple, si le chef d’entreprise a pris part à l’élection des membres du CE au conseil d’administration, alors qu’il n’était pas autorisé à voter et qu’il est démontré que son vote a faussé les résultats. Dans ce cas, l’élection en question peut être remise en cause. Une nouvelle élection pourra alors être organisée.
Pour qu’il y ait annulation de la délibération, il faut donc :

qu’un vote ait été organisé ;
qu’une personne y ait pris part alors qu’elle n’en n’avait pas le droit ;
qu’il y ait eu protestation et saisine de la justice (en l’occurrence le tribunal de grande instance) ;
et que les juges aient estimé que la voix considérée a faussé le résultat du vote.

En pratique, cela fait beaucoup de « si », d’autant que, la plupart du temps, le vote du CE ne lie pas l’employeur. Mais il y a des règles, et on peut être à cheval sur les principes…

Faut-il un quorum pour voter ?

Prévoir un quorum revient à subordonner la validité du vote à un nombre minimum de votants.
Légalement, aucun quorum ne s’applique. Il est même interdit de prévoir des conditions de quorum dans le règlement intérieur du CE ou dans un accord d’entreprise, par exemple. La solution est sans appel : la règle a été stipulée par la chambre sociale et par la chambre criminelle de la Cour de cassation, ainsi que par le Conseil d’Etat. Chacun a affirmé qu’imposer un quorum reviendrait à ajouter une condition restrictive que la loi ne contient pas. Dont acte !

Le vote se déroule-t-il à bulletin secret ou à main levée ?

La loi impose que le vote se déroule à bulletin secret en cas :

de nomination ou licenciement du médecin du travail (C. trav., art. R. 4623-14) ;
de licenciement d’un salarié protégé (C. trav., art. R. 2421-9). La Cour de cassation a par ailleurs exigé que le vote à bulletin secret soit respecté lorsqu’un comité d’établissement élit ses représentants au comité central d’entreprise (Cassation sociale, 9 juin 1998, n° 97-60.303).

Dans les autres cas, le vote peut se dérouler à main levée. Cela est plus rapide, moins procédurier et tout aussi valable. Le président du CE devra toujours vérifier le nombre de votants et s’assurer que seuls ceux qui ont droit de vote ont voté. Il est possible que votre règlement intérieur de CE prévoie dans quel cas il pourra être recouru au vote à bulletin secret. Certains règlement intérieurs prévoient un recours au vote à bulletin secret sur certains sujets plus sensibles, d’autres envisagent l’hypothèse de recourir au scrutin secret si un ou plusieurs élus en font la demande.
Dans la plupart des cas, cette question sur la forme du vote ne soulève pas de difficulté.
Notre conseil : il n’est pas forcément opportun pour les élus de demander un vote à bulletin secret même lorsque le CE est divisé sur une question ou qu’une majorité ou minorité syndicale est en contradiction avec le reste des élus. Il faut assumer ses prises de position et que les salariés sachent que tel élu ou telle minorité ou majorité syndicale a voté pour ou contre sur tel ou tel sujet. Cela dit, s’il y a des divisions au sein du CE, mieux vaut essayer de les régler en interne au sein d’un débat lors d’une réunion préparatoire.

Le président du CE doit-il mettre à disposition une urne et un isoloir ? Doit-il préétablir des bulletins ?

Comme dans tout vote à bulletin secret, la confidentialité et la sincérité du scrutin doivent être respectées. Pour autant, il est très rare que le président du CE mette à disposition une urne et un isoloir pour l’organisation matérielle des votes, comme il doit le faire pour les élections du CE par exemple.
Cela peut cependant arriver dans certains CE de grande taille. Dans la plupart des cas, une corbeille ou une boîte en carton font l’affaire.
Il est rare aussi que le président du CE ait préparé des bulletins pré-imprimés portant la mention « pour » ou « contre », ou « favorable » ou « défavorable ». Cela n’est pas indispensable. Il suffit que les participants inscrivent leur suffrage en lettres majuscules afin que l’anonymat soit préservé.
Une fois le vote effectué, il sera dépouillé. Mais on est bien loin d’exiger la présence d’un bureau de vote.

Est-il possible de refuser de voter ? Est-il possible de rédiger une motion pour faire part de son désaccord ?

Il n’est pas interdit de refuser de voter, d’émettre un avis, mais il faut savoir pourquoi on adopte une telle attitude :

l’employeur vous consulte sur un projet de réorganisation d’un département de l’entreprise, mais vous estimez ne pas en savoir assez pour émettre un avis, vous décidez alors de refuser de voter ;
l’employeur vous sollicite avant de licencier un salarié protégé, comme il doit le faire, mais en signe de désapprobation, vous refusez de voter.

Refuser collectivement de voter, et au final d’émettre un avis, parce que vous estimez que vous n’avez pas suffisamment d’éléments en votre possession pour trancher peut être une tactique intelligente. Il faut expliquer votre refus et informer le chef d’entreprise que vous rendrez un avis lorsque vous serez mis en mesure de vous prononcer.
En revanche, refuser de voter uniquement pour bloquer la mise en œuvre d’une décision ne sert à rien. Ce n’est pas parce que vous refuserez de voter que cela retardera quoi que ce soit. Le refus de vote est assimilé à un vote négatif. Rappelez vous que, dans la grande majorité des cas, l’obligation du chef d’entreprise est de vous consulter, libre à lui ensuite de prendre ou non en considération votre avis et de modifier son projet initial si vous avez voté contre. Légalement, il n’y est pas tenu. A vous, en réunion, d’expliquer votre opposition et d’expliquer dans le PV pourquoi vous avez voté ainsi ou refusé de voter.
Mieux vaut donc, dans la majorité des cas, prendre ses responsabilités et expliquer son vote plutôt que s’abriter derrière un refus de vote.
Rédiger une motion qui sera jointe au PV pour expliquer les raisons d’un vote négatif a, la plupart du temps, infiniment plus de poids que refuser de voter.

Quitter la séance pour éviter de voter : il faut y réfléchir à deux fois

Quitter la réunion pour éviter de prendre position ou bloquer le processus de consultation n’est pas un bon calcul.
Cela ne sert à rien. En effet, la loi n’impose aucune condition de quorum pour qu’une délibération soit prise valablement. En quittant la séance pour refuser de voter, le risque est que d’autres élus (pas forcément du même « bord » que vous) participent au vote et que leur vote, du même coup, engage le comité. Par ailleurs, quitter la séance ne résout rien. Fuir devant une difficulté ne fait pas avancer les choses. Cela ferme les portes à tout dialogue et bloque toute les chances de convaincre ou de vous laisser convaincre. Cela n’a rien de constructif.

Les différents types de votes : les délibérations, résolutions et autres décisions internes du CE

Au cours de ses réunions, le CE est souvent amené à voter pour :

élire certaines personnalités : secrétaire, trésorier, membre de commission, représentant au conseil d’administration, etc. ;
rendre un avis dans un domaine où il dispose d’un pouvoir consultatif (plan de formation, plan de sauvegarde de l’emploi, etc.) ;
prendre la décision d’engager une dépense : recourir à un expert, financer telle ou telle activité sociale ou culturelle ;
adopter ou modifier le règlement intérieur du comité d’entreprise, les PV, etc.

Il n’y a donc pas un, mais plusieurs types de vote. Dès lors se posent plusieurs questions : quelles règles de majorités retenir, comment résoudre la difficulté en cas de partage des voix ?
Là encore, la loi ne répond que partiellement. Elle précise seulement que les résolutions sont prises à la majorité des membres présents, sans définir ce qu’est une résolution.
Une circulaire ministérielle du 30 novembre 1984 (Circ. Min. n°12 du 30/11/1984, BO min. Trav. n° 84/8 bis) donne des exemples de résolutions.
Au vu de ces exemples, on peut dire qu’une résolution est une délibération d’une certaine importance (décision de recourir à un expert-comptable, par exemple). Plus généralement, il s’agit de tous les avis exprimés par le comité lorsqu’il est consulté par l’employeur dans le cadre de ses attributions économiques. Le reste, ce sont soit des désignations internes au comité, soit des délibérations autres que des résolutions.

Que signifient « majorité des voix exprimées » et « majorité des membres présents » ?

Bien souvent, les CE ne sont pas très attentifs à l’importance des règles de majorité et ne les prévoient pas à l’avance. Pourtant, ce n’est pas la même chose d’exiger la « majorité des voix exprimées » et la « majorité des membres présents ».
La règle de la « majorité des membres présents » signifie, comme son nom l’indique, que l’on ne tiendra compte, au moment du vote, que des membres présents, à l’exception parfois de l’employeur. Les abstentions, les votes blancs ou nuls (parce que par exemple raturés) sont considérés comme des votes négatifs.
Ainsi, si un membre titulaire est absent et qu’il n’est pas remplacé par un membre suppléant, il ne compte pas pour le calcul de la majorité. Quant aux présents qui s’abstiennent volontairement au moment du vote, leur abstention (qui peut traduire une hésitation de leur part) comptera pourtant pour un vote négatif. Voter blanc, nul ou s’abstenir équivaut à voter contre. Le vote ne sera favorable que s’il recueille la majorité absolue, c’est-à-dire la moitié plus un.
Exemple : 10 membres titulaires sont présents à la séance du comité.
5 votent pour, 4 votent contre, et il y a 1 abstention. Le résultat du vote est négatif, puisqu’il aurait fallu 6 voix pour (5+1). Or, il n’y en a eu que 5, puisque l’abstention est considérée comme un vote négatif. Lorsque la règle retenue est celle de la « majorité des voix exprimées », la majorité requise est celle des voix valablement exprimées. C’est le plus grand nombre de voix qui l’emporte, sans être nécessairement supérieur à la moitié de toutes les voix. Dans ce cas, les abstentions et les votes blancs ou nuls ne sont pas considérés comme des votes négatifs. Ils ne comptent pas pour le calcul de la majorité.
Exemple : Le CE doit élire son secrétaire. 10 membres titulaires participent au vote. Il y a 2 abstentions et 1 bulletin blanc. Il n’y a donc que 7 suffrages valablement exprimés. S’il y a plusieurs candidats en lisse, sera élu le candidat qui aura obtenu le plus grand nombre de voix. Mais vous n’êtes pas obligés, pour tous les votes, de retenir la règle de la majorité absolue, par hypothèse plus difficile à obtenir. Vous n’y êtes obligés que s’il s’agit d’une résolution. Pour les délibérations autres que les résolutions (par exemple pour adopter ou modifier le règlement intérieur du CE), vous pouvez retenir la règle de la majorité relative, neutralisant les votes blancs ou nuls.
Notez-le : la loi a voulu inciter les élus à prendre leurs responsabilités dans les votes. Si certains votants s’abstiennent de prendre part au vote sur une résolution parce qu’ils hésitent, leur vote sera considéré comme négatif, puisqu’il n’est fait aucune différence entre un vote contre et une abstention.
Notre conseil : réfléchissez bien à l’incidence des règles de majorité. Mieux vaut ainsi les prévoir en amont dans le règlement intérieur du CE. Pour les résolutions, vous n’avez pas le choix. En revanche, libre à vous de fixer des règles de majorité plus souples pour les élections et les délibérations autres que les résolutions. Quoi qu’il en soit au final, on risque, dans certains cas, de ne pas faire grande différence entre un vote contre et une abstention.

Que faire en cas de nombre égal de voix ?

En cas de partage des voix pour une élection ou une délibération autre qu’une résolution, la loi n’a prévu ni procédure de départage, ni voix prépondérante.
En matière de résolution, comme la majorité est à la moitié plus une voix, l’égalité de voix équivaut à un vote négatif (vote contre). Pour les élections ou les délibérations autres que les résolutions, rien ne vous interdit de prévoir des règles spécifiques. Il vous est possible d’introduire en ce sens une disposition dans le règlement intérieur du CE, ou de définir des règles dans une délibération consignée dans un PV de CE. L’important est de prévoir comment sortir de l’impasse.
Il est possible de prévoir un second tour de scrutin, et d’envisager que le second tour de scrutin se déroulera à bulletin secret, certains élus souhaitant peut-être changer de position s’ils ont la garantie que leur vote ne sera pas mis à nu.
En matière d’élection, en cas de partage des voix, il est souvent fait application des règles du Code électoral voulant que l’élu le plus âgé soit désigné. Cette règle n’a rien d’obligatoire. Elle est même inappropriée en la matière. Vous pouvez préférer d’autres règles telles que :

désigner le candidat ayant la plus grande ancienneté dans l’entreprise, partant alors du postulat qu’en tant que plus ancien dans l’entreprise, il la connaît mieux ; Cette règle ne s’appliquera qu’à défaut d’en avoir envisagé une autre.
désigner le candidat ayant recueilli le plus grand nombre de suffrages lors des élections ;
opter pour un exercice simultané des fonctions.

S’il s’agit d’une délibération autre qu’une résolution, vous pouvez décider qu’en cas d’égalité des voix, et si l’égalité se maintient au second tour, l’avis du CE a la valeur d’un avis négatif.
Notre conseil : surtout ne restez pas dans l’impasse. Pensez à élaborer ces règles de départage en amont ; consignez-les en ayant surtout présent à l’esprit les conséquences de votre choix pour les votes à venir.

Conclusion

Vous l’aurez compris, la réunion est un moment important dans l’exercice de votre mandat, mais il n’est pas le seul. Il y a l’« avant-réunion » : le travail réalisé dans le cadre de vos heures de délégation, les contacts que vous avez pris avec les salariés, ceux que vous avez pris en dehors de l’entreprise. Il y a aussi l’« après-réunion » et la restitution qui sera faite de celle-ci aux salariés, notamment dans le cadre du PV.
Il faut toujours garder présent à l’esprit qu’une réunion se prépare. Une réunion ne sera constructive que si vous avez examiné préalablement les documents fournis par l’employeur, si vous avez listé préalablement les questions que vous deviez poser, si vous avez discuté préalablement de la conduite à tenir, et si vous vous êtes préalablement répartis les rôles.

Précédent : IV-B. La réunion, du temps de travail effectif

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IV.B. La réunion : du temps de travail effectif

Publié le 3 septembre 2012 par Marc

B. La réunion : du temps de travail effectif

Comment sont payés les élus durant une réunion de CE ?

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Le temps passé en réunion ordinaire ou extraordinaire de CE est de plein droit considéré comme du temps de travail effectif. Il n’est pas déduit du crédit d’heures des titulaires.
Ainsi, si la réunion commence avant le début de leur journée de travail ou se termine au-delà, les membres du CE pourront être payés en heures supplémentaires.
Il en va de même si les élus passent plus de temps en réunion que ne dure leur journée de travail habituelle.

L’employeur peut-il sanctionner un élu qui arriverait en retard à une réunion de CE ?

Non, un employeur ne peut pas sanctionner un élu qui arriverait en retard à une réunion de CE. La justification en est simple : les représentants du personnel, qu’ils soient élus ou désignés, ne sont soumis au pouvoir disciplinaire de leur employeur que pour les fautes qu’ils commettent en exécution de leur contrat de travail. Ils ne peuvent être sanctionnés pour des fautes commises dans l’exercice de leur mandat, sauf abus de leur part.

Pour que le salarié puisse être sanctionné dans le cadre de son mandat, il faudrait qu’il y ait exercice abusif, c’est-à-dire excessif de celui-ci. Or, si arriver en retard à une réunion de CE est bien une faute, c’est une faute commise dans le cadre de l’exercice normal du mandat (Cassation sociale, 30 juin 2010, n° 09-66.792 et n° 09-66.793).

Quitter la réunion avant la fin, est-ce possible ? Quelles en sont les incidences ?

L’heure tourne, vous devez aller chercher votre enfant chez la nourrice, vous rendre à un rendez-vous médical, prendre votre train, etc., mais l’ordre du jour de la réunion n’est pas épuisé. Vous avez une vie après le CE et pouvez décider de ce fait de quitter la réunion alors que celle-ci n’est pas achevée.
Dans ce cas, vous pouvez quitter la salle. Il est conseillé que votre départ soit mentionné dans le PV. Si vous souhaitez néanmoins prendre part à un vote ou à une discussion importante, anticipez et demandez que l’ordre du jour soit aménagé, ce qui sera possible si la majorité en est d’accord ; le point en question sera alors abordé avant d’autres.
Ce départ aura une incidence éventuelle si vous êtes titulaire, puisque le chef d’entreprise devra, en cours de séance, nommer un remplaçant qui pourra voter à votre place.

Le temps de trajet pour se rendre à une réunion ou en revenir est-il payé aux élus comme du temps de travail ?

Les temps de trajet des membres du comité pour se rendre aux réunions ne peuvent pas donner lieu à une retenue sur salaire lorsqu’ils sont compris dans l’horaire normal de travail (Cassation sociale, 20 février 2002, n° 99-44.760).
Ils doivent être rémunérés lorsqu’ils sont pris en dehors de cet horaire et dépassent en durée le temps normal de déplacement entre le domicile et le lieu de travail (Cassation sociale, 16 avril 2008, n° 06-44.635).
L’employeur doit intégralement prendre en charge les frais de déplacement lorsque, par exemple, le représentant du personnel qui a travaillé dans l’équipe du matin, est obligé de revenir dans l’entreprise pour assister à la réunion de CE. Les temps de trajet aller-retour et de réunion devront également être rémunérés comme temps de travail effectif, avec une éventuelle majoration pour heure supplémentaire.

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IV. Le déroulement d’une réunion – A. Qui participe à une réunion de CE ?

Publié le 27 août 2012 par Marc

A. Qui participe à une réunion de CE ?

Qui peut participer à la réunion, côté direction ?

Pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, la présence du chef d’entreprise ou de son représentant est indispensable.
Le comité d’entreprise n’a pas son mot à dire dans le choix du président. En général, le président du CE est l’employeur, c’est-à-dire le PDG ou le DG. Il ne peut y avoir qu’un seul président. La coprésidence n’est pas admise. L’employeur peut néanmoins décider de déléguer la présidence à titre temporaire ou définitif au DRH, au directeur financier, etc. La personne à qui cette délégation est donnée doit appartenir à l’entreprise. Il ne saurait être donné de délégation à un avocat ou à un expert-comptable ou à tout autre conseiller de l’employeur n’appartenant pas à l’entreprise.
Le délégataire doit également être un interlocuteur crédible vis-à-vis des membres du CE. A ce titre, il doit disposer de toutes les informations nécessaires pour pouvoir répondre aux questions des participants et être doté de moyens et de l’autorité suffisants.

Est-ce toujours la même personne qui préside la réunion ?

Non, il n’est pas exigé que les réunions soient toujours présidées par la même personne. Mais il ne faut pas qu’une présidence tournante entrave le bon fonctionnement des réunions et empêche les membres du CE d’obtenir à chaque réunion les réponses à leurs questions sous prétexte d’une mauvaise communication entre présidents successifs.

Qui assiste le président du CE ou son représentant ?

Le président du CE peut se faire éventuellement assister par deux collaborateurs ayant voix consultative. (C. trav., art. L. 2325-1, alinéa 2).
Ces deux collaborateurs sont librement choisis par le président du CE parmi les membres de l’entreprise, sans qu’il ait à demander l’accord des autres membres du comité. Il est donc impossible de les récuser.
La loi n’oblige pas le président du comité à toujours faire appel aux mêmes personnes.
En règle générale, le responsable des ressources humaines est le premier collaborateur. Le second varie fréquemment en fonction des sujets abordés. Quand il s’agira d’examiner le plan de formation, par exemple, il sera fait appel au responsable de la formation dans l’entreprise. Si l’entreprise opère un changement technologique, il sera plutôt fait appel au directeur de l’informatique. Pour des questions financières et comptables, sera plutôt invité le directeur administratif et financier. Etc.
Ces collaborateurs assistent le président. Ils doivent rester à leur place et ne sont pas là pour présider les débats.
Ils ont voix consultative mais pas délibérative. Cela signifie qu’ils peuvent intervenir dans les débats, sans demander l’autorisation préalable des membres du comité. Ils peuvent formuler des avis, mais ne peuvent jamais prendre part aux votes.

Qui assiste à la réunion, côté représentant des salariés ?

Côté délégation des salariés, assistent à la réunion les membres titulaires et suppléants du comité d’entreprise et les représentants syndicaux.

Le président du CE peut-il inviter des personnes extérieures au CE à une réunion ?

Le président du CE ne peut pas imposer, lors des réunions, la présence de personnes étrangères au comité non prévues par la loi. S’il agissait ainsi, il commettrait un délit d’entrave.
S’il veut inviter un tiers, il doit obtenir l’accord de la majorité des membres du comité. Il faudra donc faire inscrire cette question à l’ordre du jour de la réunion précédant la venue de ce tiers, afin de permettre aux élus du CE de délibérer à ce sujet.
Si un sujet assez technique est inscrit à l’ordre du jour (mise en place d’un nouveau système informatique, changement du régime de mutuelle, etc.), il est fréquent que le chef d’entreprise demande à la personne qui a été son interlocutrice dans la société prestataire de venir expliquer les tenants et aboutissants de ce projet. Nous vous conseillons d’accepter cet invité, qui sera probablement plus à même d’exposer le projet et de répondre à vos questions.
Veillez tout de même à ce que, par ce biais, le président du CE ne cherche pas à vous intimider. La délégation patronale peut vite être en surnombre !
L’invitation d’un avocat, d’un expert-comptable ou d’un membre d’un syndicat patronal sera plus suspecte.

Les élus du CE peuvent-ils inviter des personnes extérieures au CE à une réunion ?

La jurisprudence place la délégation des salariés sur le même pied d’égalité que l’employeur. Si le président du CE ne peut imposer à la majorité des membres la présence de tiers aux réunions du comité, cette même majorité ne peut davantage inviter de personnes étrangères au comité sans l’accord de l’employeur (Cassation sociale, 22 novembre 1988, n° 86-13.368).
Ainsi, si vous souhaitez inviter à la réunion des délégués du personnel un membre d’une commission ou un syndicaliste, il est impossible de le faire sans avoir au préalable obtenu l’accord du président. Le comité ne peut pas non plus transformer la séance en une réunion d’expression des salariés et imposer la présence de représentants des salariés directement concernés par une mesure discutée en réunion.
Remarque : la question des tiers invités au comité peut être réglée par accord d’entreprise ou par le règlement intérieur du CE. Dans ce dernier cas, le comité doit avoir obtenu l’accord de l’employeur, car il est impossible d’inscrire d’autorité dans le règlement intérieur des dispositions non prévues par la loi.

Le secrétaire du CE n’a pas plus de pouvoir que les autres membres pour décider de l’opportunité d’inviter un tiers à une réunion de CE. Il est un membre parmi les autres dont l’avis doit être recueilli, mais il ne peut d’autorité faire barrage à une telle suggestion ou l’initier seul.
Si vous souhaitez inviter des tiers à une réunion de CE, il est conseillé de vous réunir d’abord en réunion préparatoire pour discuter d’une telle opportunité, puis, si la majorité est favorable à cette décision, de demander l’accord au président du CE par courrier ou par mail. En fonction de sa réponse, la personne dont vous souhaitez la présence se déplacera ou pas.

Les représentants syndicaux peuvent-il inviter des tiers à une réunion de CE ?

Si les représentants syndicaux souhaitent inviter des tiers à une réunion, ils doivent demander l’accord et du président du CE et de la majorité de la délégation élue.

Peut-il y avoir des invités « surprise » ? Comment réagir dans ce cas ?

Le président du CE, ainsi que les représentants syndicaux et la dé- légation élue, peuvent jouer la carte de la surprise et venir accompagnés de tiers au CE non annoncés.
Cet effet de surprise est risqué, ni le chef d’entreprise, ni la délégation des salariés n’étant obligés d’accepter une telle présence. La personne invitée se sera peut-être déplacée pour rien.
Il semble toutefois admis que l’accord puisse être implicite, la jurisprudence ayant considéré qu’une délibération du CE était valable, bien que prise en présence de tiers non régulièrement invités, dès lors que leur présence n’a fait l’objet d’aucune protestation de part et d’autre (Cassation sociale, 2 juillet 1989, n° 68-40.383).

Le sténotypiste ou le rédacteur extérieur : un cas à part

Si la rédaction des PV incombe légalement au secrétaire du CE, la jurisprudence admet que cette tâche puisse être externalisée. Aussi, la présence aux réunions de CE d’un sténotypiste ou d’un rédacteur extérieur à l’entreprise est-elle autorisée sans que l’employeur ait son mot à dire, dès lors que l’intéressé se contente de prendre des notes sans participer aux débats.
Les juges considèrent en effet que le secrétaire du CE peut, sans l’accord du président et même contre sa volonté, imposer la présence de ce tiers en réunion de CE dès lors qu’il a obtenu l’accord de la majorité du comité.
Pour sa part, l’employeur ne peut pas imposer la présence d’une secrétaire de direction appartenant à l’entreprise pour prendre des notes et assister le secrétaire du CE. Il ne peut pas davantage imposer la présence d’un tiers qu’il juge neutre, comme un huissier de justice, qui assisterait aux réunions de CE en vue de rédiger le PV à la place du secrétaire prétendu défaillant en ce domaine.

Les participants occasionnels à la réunion : les experts, le médecin du travail, l’inspecteur du travail

La présence de certaines personnes tierces au comité est prévue dans certaines situations par la loi. Il s’agit essentiellement :

du médecin du travail : il doit être obligatoirement convoqué quand l’ordre du jour d’une réunion du comité comporte des questions relatives à la médecine du travail. Il assiste à la réunion avec voix consultative (C. trav., art. R. 4623-19) ;
du conseiller ou de la conseillère du service social de l’entreprise, quand les réunions sont consacrées à des questions sociales. Il assiste à la réunion avec voix consultative (C. trav., art. D. 4632-4) ;
de l’expert-comptable choisi par la majorité du comité lors de réunions prévoyant l’étude de son rapport dans les domaines pour lesquels le CE peut recourir à un expert-comptable rémunéré par l’entreprise. C’est par exemple le cas pour l’examen annuel des comptes, pour l’exercice du droit d’alerte du CE, pour l’examen d’un projet de licenciement économique de 10 salariés et plus, ou pour l’examen du rapport annuel sur la participation ;
de l’expert technique dont le recours est décidé par la majorité des membres du comité en accord avec l’employeur, lors de la réunion plénière du comité consacré à l’examen du projet d’introduction de nouvelles technologies dans les entreprises de 300 salariés et plus ;
de l’expert choisi par la majorité des membres du CE dans le cadre d’une opération de concentration ;
du commissaire aux comptes convoqué par la majorité des membres du comité pour obtenir des précisions sur le rapport qu’il a établi à l’occasion de l’examen annuel des comptes ;
de l’auteur d’une offre publique d’acquisition invité par la majorité des membres du comité ;
de l’inspecteur du travail lorsque la majorité au moins des membres du CE lui a demandé de convoquer et présider la réunion en cas de carence de l’employeur.

La présence de ces tiers lors d’une réunion du comité est automatique. Le CE n’a donc aucune autorisation à demander au chef d’entreprise en la matière. L’employeur est par ailleurs tenu d’adresser une convocation à ces personnes amenées à participer à la réunion plénière du comité.

Faut-il un nombre minimum de participants pour qu’une réunion puisse valablement se tenir ?

Pour qu’une réunion puisse valablement se tenir, seule la présence de deux personnes est exigée : le président du CE ou son représentant et le secrétaire de CE. Si ce dernier n’est pas là, il faudra nommer en début de séance un secrétaire de séance. Ce sera le secrétaire adjoint s’il en a été nommé un, à condition qu’il soit titulaire ou qu’il remplace un titulaire absent et qu’il soit prévu qu’il remplacerait le secrétaire en cas d’absence de ce dernier.
Attention : même le secrétaire de séance doit être choisi parmi les membres titulaires. Si un membre de CE se porte candidat, il doit, soit être titulaire, soit être suppléant et remplacer un titulaire par le jeu du remplacement.

Est-il possible d’instituer un quorum ?

Non, il n’est pas possible d’instituer un quorum, c’est-à-dire d’exiger un nombre minimum de présents pour qu’une réunion puisse valablement se tenir. Toute clause en ce sens contenue dans un accord collectif ou un règlement intérieur de CE serait nulle et de nul effet. La loi n’exige pas que le comité soit au grand complet pour pouvoir valablement délibérer.

Précédent : le lieu de la réunion

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III- C. Le lieu de la réunion

Publié le 20 août 2012 par Marc

C. Le lieu de la réunion

Qui décide du lieu de la réunion ?

C’est le président du CE qui décide du lieu de la réunion. La réunion peut se tenir à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise où les salariés exercent leur mandat.
Elle peut se dérouler dans le bureau du chef d’entreprise, dans une salle de réunion ou dans le local du CE (à condition toutefois que les membres du comité aient donné leur accord).
Encore une fois, le choix du lieu n’est pas neutre. Certains chefs d’entreprise vous reçoivent dans leur bureau, assis dans leur fauteuil directorial et vous autour, cherchant ainsi à maintenir une certaine distance entre vous et lui. Dont acte ! Ne vous laissez pas intimider par la forme ! Montrez-lui que vous ne contestez pas qu’il est le patron, mais que vous avez aussi des propositions constructives à faire.
D’autres préfèrent installer tout le monde autour d’une table, renforçant ainsi l’impression d’une réunion de travail. A chacun ses méthodes !

Les réunions se déroulent-elles toujours au même endroit ?

Pas forcément, et ce n’est pas plus mal ainsi. D’abord, si les participants travaillent en des lieux différents, ce ne seront pas toujours les mêmes qui devront se déplacer. Ensuite, ce n’est pas plus mal d’avoir l’occasion de se rendre dans un autre établissement de l’entreprise que celui dans lequel vous travaillez habituellement. Vous pourrez à cette occasion rencontrer des salariés que vous ne voyez pas souvent et, avant ou après la réunion, faire un tour dans les bureaux pour voir quelles sont les conditions et l’ambiance de travail.

Les élus peuvent-ils refuser de se rendre sur le lieu de réunion prévu par le président du CE ?

Non, un membre de comité d’entreprise ne peut pas refuser de se
rendre à une réunion au prétexte que le lieu choisi par le président ne lui convient pas.

Si un élu a un accident sur le lieu de la réunion (chute dans les escaliers, par exemple), comment cet accident sera-t-il qualifié ?

Si un accident survient à un élu de CE ou à un représentant syndical au CE sur le lieu où se déroule la réunion, il sera normalement qualifié d’accident du travail.
En effet, l’accident survenu à l’occasion d’une réunion intervient :

pendant le temps de travail, la réunion étant assimilée à du temps de travail effectif ;
sur le lieu de travail, ce lieu ayant été choisi par le chef d’entreprise ;
à l’occasion du travail, puisque avant d’être au CE, l’élu est salarié.

Sera qualifié d’accident du travail, non seulement l’accident survenu dans la salle de réunion, mais également l’accident survenu dans l’enceinte de l’entreprise (parking, escalier, ascenseur, toilettes, couloirs, etc.).

Et si les élus doivent arriver la veille sur le lieu de la réunion situé loin de chez eux, qui va payer le transport, l’hôtel, les repas ? Sont-ils limités dans le choix des hôtels ou des restaurants ? Peuvent-ils choisir n’importe quel moyen de transport ?

La jurisprudence sur ce point est désormais bien établie. C’est l’employeur qui fixe la date, l’heure et le lieu des réunions ordinaires et extraordinaires. C’est donc lui qui doit payer les frais de déplacement des participants à la réunion.
Ainsi, si la réunion est prévue le matin de bonne heure et que les participants travaillent en divers endroits éloignés du site de la réunion, l’employeur devra prendre en charge les frais de transport, de repas et d’hébergement. La jurisprudence autorise l’employeur à rembourser les titres de transport sur la base du tarif SNCF le plus économique, c’est-à-dire sur la base de la seconde classe. Néanmoins, la jurisprudence a justifié qu’une salariée ait pris l’avion et déclaré que le billet devait lui être intégralement remboursé compte tenu de l’heure précoce de la convocation. Au final, cette solution s’était avérée plus économique que si elle avait pris le train, car, pour être à l’heure à la réunion, elle aurait du partir la veille, ce qui aurait engendré des frais d’hébergement et de restauration.
Mais le chef d’entreprise peut parfaitement établir des règles : forfait repas, logement dans une certaine catégorie d’hôtels, incitation au covoiturage, refus de prendre en charge des frais de taxi quand il existe des transports publics, etc.

Si les élus ont un accident en chemin vers le lieu de réunion, comment cet accident sera-t-il qualifié ?

En fait, cela dépend des circonstances.
Si la réunion se déroule à l’endroit habituel de travail et que l’accident se produit sur le trajet domicile/ lieu de travail dans un temps voisin de l’horaire de la réunion, l’accident dont est victime l’élu ou le représentant syndical sera considéré comme un accident de trajet. Encore faut-il que l’intéressé ne se soit pas éloigné du trajet le plus direct et n’ait pas fait de détour sauf pour une nécessité essentielle de la vie courante (déposer son enfant chez la nourrice ou à l’école, passer à la banque, faire des courses de première nécessité, etc.).
Si, en revanche, l’élu quitte un domicile autre que le sien avant de se rendre à la réunion, ou s’il part beaucoup trop tôt au regard du chemin qu’il a à parcourir, ou encore s’il s’interrompt en chemin pour des raisons étrangères à la réunion, et qu’à ce moment un accident survient, celui-ci ne sera qualifié ni d’accident de travail, ni d’accident de trajet, mais d’accident de droit commun.
Si la réunion se déroule en un lieu différent du lieu habituel de travail, l’accident survenu sur le trajet sera qualifié d’accident de travail, car le trajet est déjà le commencement du travail.

La réunion peut-elle se dérouler en téléconférence ?

Il est vrai qu’aujourd’hui, avec les facilités procurés par les ordinateurs portables, smartphones et autres tablettes, il est simple d’organiser des réunions en visioconférence. L’avantage en terme financier et organisationnel est certain. Différents interlocuteurs disséminés sur tout le territoire, voire même à l’étranger pourront se réunir. On peut également mettre en avant l’intérêt écologique. Mais un tel mode d’organisation est-il envisageable pour des réunions de CE ? Cela dépend…
Les textes n’exigent pas une présence physique de tous les participants dans une unité de lieu. Le Conseil d’Etat a validé l’utilisation du système de la visioconférence pour les réunions de CE dès lors que certaines garanties sont apportées ( CE, 9 septembre
2010, n° 327250).
Dès lors que le système permet d’identifier avec certitude les participants ( membres titulaires, suppléants, représentants syndicaux, président du CE, collaborateurs assistant le président) et la nature de leurs droits respectifs ( votants ou non votants), rien ne s’oppose juridiquement à ce que la réunion se déroule en visioconférence. Pour qu’il en soit ainsi, le système doit préserver la réalité et la qualité des débats et permettre de recueillir l’avis des membres du comité. Enfin, il faut s’assurer que la mise en place d’une visioconférence ne permette pas d’enregistrer les débats à l’insu des participants.
La chambre sociale de la Cour de cassation a également admis que les réunions puissent se tenir en visioconférence ( Cassation sociale, 28 octobre 2011 n°10-20.918) sous réserve du respect de certaines conditions: aucun des participants à la réunion ne doit
s’y opposer; aucun vote à bulletin secret ne doit être organisé ce jour-là.

En résumé oui, à la visioconférence s’il s’agit d’un outil de communication destiné à améliorer dans certaines situations le dia- logue avec les membres du comité d’entreprise. Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus. Ce système présente au contraire des avantages lorsque certains élus travaillent en mission à l’étranger. Il leur sera plus facile de se libérer pour assister à une réunion de CE ainsi organisée !
Mieux vaut en amont discuter de ces procédés avec l’employeur et de consigner les conditions de mise en place des réunions en visioconférence dans le règlement intérieur du CE.
Non, si elle est utilisée comme un moyen d’information déloyal du CE destiné à tuer le dialogue social. Il serait trop facile à un patron devant annoncer la fermeture d’un site d’organiser une réunion de CE en visioconférence dans le seul but d’échapper à la colère et aux questions des élus.

Précédent : III-B. L’heure de la réunion

Suivant : Déroulement d’une réunion : qui participe à une réunion de CE ?

III- B. L’heure de la réunion

Publié le 13 août 2012 par Marc

B. L’heure de la réunion

Qui décide de l’heure de la réunion ?

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C’est le chef d’entreprise qui fixe l’heure de la réunion. En principe, la réunion du comité a lieu pendant le temps de travail. Rien n’interdit pourtant que la réunion ait lieu en dehors du temps de travail si l’absence de certaines personnes paralyse le travail d’autres salariés (en cas de travail en équipe, par exemple).

Le président du CE peut-il prévoir une heure de début et une heure de fin de la réunion, c’est-à-dire une durée maximum de la réunion ?

C’est impossible. La réunion dure tant que tous les points à l’ordre du jour n’ont pas été épuisés. Les réunions sont destinées à l’information et à la consultation des membres du CE. Leur durée varie selon que l’ordre du jour est chargé ou non et selon les interventions des participants. Dans cette optique, les membres du comité d’entreprise peuvent poser autant que questions qu’ils le désirent, demander des explications plus détaillées, sans que le président ne puisse leur opposer un temps d’intervention.
Impossible donc de minuter les temps de parole et de prévoir que la réunion se terminera à 16 heures sous prétexte que le président du CE a un RDV ou un avion à prendre.
Une réunion ne peut être écourtée. Le temps de réunion n’est toutefois pas illimité. Il est possible de prévoir qu’au-delà d’un certain nombre d’heures de réunion, ou si la discussion se prolonge tard dans la soirée, celle-ci sera interrompue pour reprendre le lendemain ou le surlendemain si la majeure partie du CE est d’accord ou si une disposition figure en ce sens dans le règlement intérieur du CE.
Le président ne peut pas de son seul chef décider de reporter des points inscrits à l’ordre du jour à la réunion suivante. Il commettrait ce faisant un délit d’entrave.

Précédent : A : Date de la réunion

Suivant : C. Le lieu de la réunion

III-Date, heure et lieu de la réunion

Publié le 6 août 2012 par Marc

A. La date de la réunion

Qui fixe la date de la réunion ?

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C’est le chef d’entreprise qui fixe la date de la réunion. C’est une compétence qui lui revient de droit. Juridiquement, vous n’avez rien à y redire. Généralement, cette date est fixée conjointement avec le secrétaire du CE, voire avec l’ensemble des membres au cours d’une séance du comité.
Le planning des réunions est souvent prévu lors de la première réunion de CE, parfois mentionné dans le règlement intérieur du comité. C’est souvent par un rappel de la date de leur prochaine rencontre que le président du CE clôt la réunion. Cette date est alors mentionnée dans le PV.
Remarque : la date de la réunion n’est pas neutre. Convoquer un lundi plutôt qu’un jeudi ne permet pas forcément aux élus de se rencontrer avant pour discuter des sujets mentionnés dans l’ordre du jour.

Et si la majorité des élus n’est pas d’accord avec la date choisie, ont-ils un moyen
de s’y opposer ? Peuvent-ils tous s’entendre pour faire la « grève » de la réunion ?

Juridiquement, c’est le chef d’entreprise qui choisit la date de la réunion. Il n’est donc pas obligé de tenir compte des desiderata des membres du CE. Les comités d’entreprise qui ont tenté de faire caractériser comme un délit d’entrave le fait que l’employeur convoquait les participants à une date qui ne les arrangeait pas n’ont pas obtenu gain de cause. Il n’est pas possible de saisir le juge pour demander un report de la réunion.
Mais il ne faut pas non plus que le chef d’entreprise fasse preuve d’une mauvaise foi systématique en convoquant comme par hasard les membres du CE quand un nombre important d’élus se trouve empêché de s’y rendre. Faire « grève » de la réunion est une tactique possible, mais ne présente pas grand intérêt. Pour être efficace, elle doit être relayée par une demande de réunion extraordinaire. Mais rien ne vous garantit que la date choisie pour la réunion extraordinaire vous conviendra davantage, sans compter que cette histoire de date risque d’envenimer les relations avec l’employeur. Mieux vaut manifester son mécontentement autrement, en faisant notamment remarquer dans le PV que la date choisie n’était pas opportune et que vous souhaitez à l’avenir être plus associé aux choix des dates.

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II-B. La convocation à la réunion

Publié le 30 juillet 2012 par Marc

La convocation à la réunion

Qui convoque les élus ?

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La loi le dit : le comité d’entreprise se réunit sur convocation de l’employeur. (art. L.2325-14 du Code du travail).
Dans certains CE, il arrive que le secrétaire soit chargé des convocations. Cette mission ne peut cependant pas lui être imposée. Il agit alors pour le compte du chef d’entreprise, ce qui ne dédouane nullement ce dernier en cas de problème d’acheminement.
Ces règles ne valent que pour les réunions ordinaires et exceptionnelles, mais pas pour les réunions préparatoires.
Remarque : le fait de préciser la date de la prochaine réunion dans le PV de la réunion précédente ou d’organiser les réunions à dates fixes n’exonère pas le président du CE de son obligation de convocation.

Si le chef d’entreprise omet de convoquer le comité à une réunion plénière, le comité d’entreprise dispose d’un ultime recours : il peut, à la demande de la moitié au moins de ses membres, saisir l’inspecteur du travail, qui le convoquera alors. Le comité siégera sous sa présidence. Cette hypothèse est expressément envisagée par la loi à l’article L. 2325-14 du Code du travail.
En pratique, il est assez rare qu’une séance du comité soit convoquée et présidée par l’inspecteur du travail. Celui-ci se contente le plus souvent de rappeler à l’ordre le chef d’entreprise en lui signalant que le défaut de convocation peut entraîner des poursuites pour délit d’entrave. Cette intervention suffit généralement pour que l’employeur s’exécute.

Comment les élus sont-ils convoqués ?

La loi est muette sur ce point. Le comité d’entreprise peut lui-même fixer, dans son règlement intérieur, les modalités de convocation aux réunions.
Une chose est sûre : la convocation doit être adressée à chaque membre individuellement. La seule convocation du secrétaire du CE ne suffit pas. L’employeur ne peut pas non plus se contenter d’un simple affichage.
La convocation est écrite. En effet, l’employeur doit s’assurer que tous les participants potentiels en ont eu individuellement connaissance.
Il a par exemple été jugé que l’employeur qui s’est contenté de rappeler oralement aux différents membres la date de la réunion mentionnée par écrit dans le procès-verbal de la réunion précédente n’a pas régulièrement convoqué le CE.
La convocation peut donc prendre différentes formes : lettre remise en main propre contre décharge ou envoyée au domicile des intéressés en lettre simple ou en recommandé, mail ou encore télécopie.
Remarque : les modalités de convocation peuvent être fixées par avance, en accord avec l’employeur, dans un accord spécifique ou dans le règlement intérieur du CE.

Qui est convoqué ? Les suppléants sont-ils obligatoirement convoqués ?

Le président du CE doit convoquer tous les membres du comité d’entreprise sans exception : titulaires, suppléants, représentants syndicaux, ainsi que les personnes extérieures au comité dont la présence est prévue par la loi ou demandée par le comité (médecin du travail, experts du CE, etc.).
Parfois, le président du CE fait croire aux élus qu’il leur fait une largesse en acceptant la présence des suppléants aux réunions. D’autres demandent aux titulaires et suppléants de s’entendre pour savoir qui, de l’un ou de l’autre, participera à la réunion pour éviter qu’il y ait trop d’absences simultanées aux postes de travail. De telles attitudes sont inacceptables et constituent un délit d’entrave au fonctionnement du comité d’entreprise.
Cela ne se discute pas : quitter son travail pour se rendre à une réunion de CE sur convocation du président du CE est un droit qui ne peut être entravé. Il arrive souvent que votre chef de service, ou votre manager, vous fasse des difficultés lorsque vous devez vous absenter pour assister à une réunion. Sachez qu’il n’a pas son mot à dire. Rapportez au président du CE les difficultés que vous rencontrez, de sorte que vos questions et ses réponses figurent au PV de CE.
Remarque : dans les entreprises de moins de 300 salariés, le délégué syndical est de droit représentant syndical au CE. Le chef d’entreprise est donc dans l’obligation de le convoquer sans attendre que ce dernier soit expressément mandaté par son syndicat pour le représenter au comité.
Il en va autrement dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Dans ce cas, le chef d’entreprise peut attendre d’avoir reçu la lettre du syndicat désignant M. ou Mme X représentant syndical au CE.

Un élu absent pour cause de congés payés, maladie, accident du travail, maternité, congé parental, congé sabbatique, congé individuel de formation, etc., doit-il être convoqué ?

Les membres du CE doivent être convoqués aux réunions de CE même s’ils sont absents, que l’absence soit ou non programmée. En effet, les tribunaux considèrent que le mandat n’est pas suspendu même si le contrat de travail l’est.
Rien n’interdit en effet à un salarié malade, en congé parental d’éducation, en vacances ou en formation, d’assister à la réunion. On comprend en effet aisément qu’un salarié puisse vouloir quitter son lieu de vacances ou son lit si son avenir et celui de ses collègues se décide au cours d’une réunion importante ! Il doit donc être prévenu de la date, de l’heure et du lieu de celle-ci.
Le chef d’entreprise ne pourra pas dire que si un salarié est malade pour travailler, il l’est aussi pour se rendre à une réunion de CE. Seule précaution à prendre par l’intéressé dans ce cas : avertir par écrit la CPAM de son absence, sauf s’il bénéficie de sorties libres, afin qu’il ne soit pas pénalisé au cas où la CPAM aurait l’idée de diligenter un contrôle à ce moment.
Une incertitude subsiste toutefois à l’égard des salariées en congé de maternité. Le Code du travail, à l’article L. 1225-29, prévoit en effet une interdiction d’emploi de 8 semaines au total avant et après l’accouchement. Il est par ailleurs interdit d’employer la salariée dans les six semaines qui suivent son accouchement. Est-ce à dire pour autant qu’une telle salariée ne peut, pendant cette période, se déplacer pour assister à une réunion de CE ? La question reste posée puisqu’elle n’a jamais été soumise aux tribunaux.

Faut-il convoquer un élu gréviste ou un élu absent pour cause de sanction ?

Là encore la réponse est positive. Quelle que soit la sanction disciplinaire dont l’élu a fait l’objet dans le cadre de son contrat de travail, et même s’il s’agit d’une mise à pied disciplinaire entraînant interdiction de travail et absence de rémunération pendant quelques jours, cet élu doit être convoqué à une réunion qui se tiendrait dans ce délai. Il en va de même de l’élu mis à pied à titre conservatoire dans l’attente d’un licenciement : il doit être convoqué, même si dans le cadre de son contrat de travail il lui est interdit de pénétrer dans l’entreprise. La réponse est la même s’agissant d’un salarié gréviste.

Si tous les membres ne sont pas convoqués, quelles en sont les conséquences ?

Sur un plan civil, il est possible de saisir le tribunal de grande instance (TGI), non pas pour qu’il annule la réunion qui s’est tenue (puisqu’une réunion ne s’annule pas), mais pour qu’il annule les décisions (délibérations, avis) du CE prises ce jour. En effet, tous les membres qui devaient être convoqués à la réunion ne l’ont pas été. Ils auraient pu prendre part aux débats et influer d’une manière ou d’une autre sur les décisions prises. Sur le plan pénal, le chef d’entreprise qui ne convoque pas tous les membres du CE peut être poursuivi pour délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE.

Que contient une convocation ? Comment est-elle présentée ?

Là encore, la loi ne précise rien. La convocation doit être écrite et au minimum comprendre la date, l’heure et le lieu de la réunion.
Elle est souvent présentée sur le papier à en-tête de l’entreprise et
est signée de l’employeur.

L’ordre du jour est-il forcément joint à la convocation ?

Légalement, rien n’oblige le chef d’entreprise à joindre l’ordre du jour à la convocation, bien que l’on constate que ce soit bien souvent le cas dans la pratique.

Combien de temps avant la réunion les élus doivent-ils recevoir la convocation ?

Aucun délai précis n’est imparti au chef d’entreprise pour adresser les convocations, sauf dispositions contraires issues du règle- ment intérieur du CE, d’une délibération ou d’un usage. L’envoi de la convocation peut précéder ou suivre l’envoi de l’ordre du jour, du moment que l’ordre du jour est communiqué au moins trois jours avant la séance.
Il faut toutefois que la convocation arrive aux destinataires dans un délai suffisant pour leur permettre de se rendre à la réunion. Ce délai n’est pas quantifié. Tout dépend des circonstances d’espèce : les participants connaissaient-ils à l’avance la date de la réunion, sont-ils tous proches du lieu de réunion, faut-il prévoir un certain temps de trajet, une organisation particulière (réservation de train, hôtel, contraintes familiales, etc.) ?

Et si la convocation arrive trop tard ?

Eh bien tant pis pour le chef d’entreprise ! Il sera fautif même si ce retard est par exemple dû à une grève du courrier. Il lui revenait de prendre ses précautions ! S’il apparaît que la réunion s’est quand même tenue, sur un strict plan juridique, les délibérations prises
ce jour peuvent être annulées. Le président du CE peut aussi être poursuivi pour délit d’entrave.
A vous de juger de l’opportunité de telles actions !

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II- Préalables à la réunion : La rédaction de l’ordre du jour

Publié le 23 juillet 2012 par Marc

A. La rédaction de l’ordre du jour

Qu’est-ce que l’ordre du jour ?

L’ordre du jour récapitule tous les points qui seront abordés chronologiquement en réunion plénière. Tous les points qui figurent à l’ordre du jour doivent être examinés au cours de la séance.

Est-il possible de débattre d’une question qui ne figure pas à l’ordre du jour ?

Normalement non. Cependant, les juges admettent que le CE puisse délibérer sur une question non inscrite à l’ordre du jour si la majorité des membres du CE y est favorable et que cette question présente un lien avec l’une des questions abordées (Cassation sociale, 10 octobre 2002, n° 01-03.336).
Cette solution est pourtant à déconseiller. Mieux vaut dans ce cas que la majorité des élus sollicite la tenue d’une réunion extraordinaire et que ce point soit examiné à cette occasion, d’autant que cette requête ne peut être refusée. Cela vous laissera ainsi le temps d’en discuter entre vous, surtout si le chef d’entreprise entend obtenir un vote du CE.

L’ordre du jour : une rédaction conjointe du président et du secrétaire du CE

L’une des deux missions assignées par la loi au secrétaire du CE est la rédaction conjointe de l’ordre du jour avec l’employeur (C . trav., art. L. 2325-15). Une concertation est donc nécessaire entre le secrétaire et le président du CE.
Ni un accord collectif, ni un accord de méthode, ni un accord atypique (conclu avec le comité d’entreprise, par exemple), ni le règlement intérieur du comité, ni un usage, ne peuvent déroger à cette règle de l’élaboration conjointe. Même s’il existait une clause en ce sens, elle serait nulle et non avenue, c’est-à-dire que l’on pourrait faire comme si elle n’existait pas.
Pour chaque réunion, secrétaire et président du CE doivent se mettre d’accord pour établir l’ordre du jour.
Côté délégation élue, c’est le secrétaire qui décide seul des questions qui seront portées à l’ordre du jour. Toutefois, mieux vaut qu’il ait préparé en amont la rédaction de l’ordre du jour avec les autres élus :

dans le cadre d’une réunion préparatoire afin de recueillir les questions rapportées par tous les élus ;
par échange de mails, par téléphone, par télécopie, via le site Internet du CE, etc.

En effet, tous les élus n’appartiennent pas aux mêmes services, tous ne travaillent pas forcément en un même lieu, et certains salariés, pour de simples raisons d’affinités, confieront leurs préoccupations à certains élus plutôt qu’à d’autres.
De plus, si le secrétaire rédigeait seul l’ordre du jour sans prendre le temps de le préparer en amont avec les autres membres de la délégation salariale, ceux-ci risqueraient soit de ne pas s’impliquer dans la réunion, soit de faire entendre des voix discordantes au cours de celle-ci, ce qui nuirait au CE dans son ensemble.
Une fois recueillies les diverses questions que les élus du CE aime- raient voir inscrites à l’ordre du jour de la prochaine réunion de CE, le secrétaire du CE va faire éventuellement le tri et décider des questions qui seront portées à l’ordre du jour au nom de la délégation élue. Muni de sa liste de questions, secrétaire et employeur vont ensuite échanger pour savoir comment intercaler les questions posées par la direction et celles posées par les élus.

Et si le chef d’entreprise se fait représenter, qui rédigera l’ordre du jour ?

Plusieurs tribunaux avaient estimé que la rédaction de l’ordre du jour incombait au chef d’entreprise même s’il se faisait représenter pour animer les réunions de CE. Ils faisaient une application littérale de l’article L. 2325-15 du Code du travail, qui envisage dans son premier alinéa que « l’ordre du jour des réunions du comité d’entreprise est arrêté par l’employeur et le secrétaire », sans viser le cas où l’employeur délèguerait la présidence du CE.
Mais la Cour de cassation, dans une décision du 10 juillet 2002, a rendu une solution contraire en jugeant que « le représentant du chef d’entreprise qui est délégué pour présider le CE , a nécessairement le pouvoir, en cette qualité, d’arrêter l’ordre du jour » (Cassation sociale, 10 juillet 2002, n° 00-16.827).
Cela signifie donc que si le chef d’entreprise a délégué sa présidence à titre temporaire ou définitif, son représentant a compétence pour fixer l’ordre du jour. Impossible donc d’exiger un autre interlocuteur et de refuser de signer l’ordre du jour pour ce motif.

Et si le secrétaire du CE est absent, qui rédigera l’ordre du jour ?

En cas d’absence du secrétaire du CE, une personne choisie parmi les membres titulaires devra être élue pour le remplacer temporairement ; c’est alors elle qui sera chargée d’élaborer l’ordre du jour conjointement avec le chef d’entreprise ou son représentant. Si vous aviez prévu dans votre règlement intérieur de comité d’entreprise que le secrétaire adjoint remplacerait automatiquement le secrétaire en cas d’absence de celui-ci, c’est tout naturellement ce secrétaire adjoint qui aura la charge d’élaborer l’ordre du jour conjointement avec le chef d’entreprise. Attention toutefois à ce que ce secrétaire adjoint soit désigné parmi les membres titulaires ou qu’en tant que suppléant, il devienne titulaire en application des règles légales de remplacement.
Si aucun secrétaire adjoint n’a été désigné, ou s’il n’est pas prévu un remplacement automatique du secrétaire en titre, il faudra organiser le remplacement du titulaire au cours d’une réunion précédant l’absence du titulaire. Cela ne pose pas de problème si l’absence du secrétaire est prévisible.
En cas d’absence imprévisible, on est confronté à une difficulté non envisagée par la loi. Une chose est sûre : le chef d’entreprise ne peut pas fixer seul le programme de la prochaine réunion. A notre sens, soit l’employeur saisit le juge des référés afin qu’il fixe l’ordre du jour, soit le chef d’entreprise prend l’initiative de provoquer une réunion extraordinaire afin que soit désigné un secrétaire qui pourra élaborer avec lui le prochain ordre du jour.

Imposer au secrétaire d’inscrire une question à l’ordre du jour quand on est élu du CE, est-ce possible ?

Il arrive parfois que certains élus se sentent lésés, dans la mesure où les questions qu’ils souhaiteraient voir inscrites à l’ordre du jour sont systématiquement écartées. Quelle est alors leur marge de manœuvre pour se faire entendre ?
Sur un plan légal, il n’y a rien à faire. Côté délégation salariale, le secrétaire est le seul à rédiger l’ordre du jour. C’est lui et lui seul qui décide de la liste des sujets qui seront abordés pour la délégation salariale et qui, muni de cette liste, rencontre l’employeur
pour la phase ultime de l’élaboration conjointe.
Il se peut ainsi qu’il mette en minorité un élu ou un syndicat en ne se faisant pas l’écho des questions que ces derniers souhaiteraient voir abordées au cours de la réunion plénière.
En pareil cas, la solution n’est pas simple à trouver. Il faut à la fois éviter de montrer la division qui s’ensuit au sein du CE, mais aussi se rappeler que le CE dans sa configuration actuelle est le résultat des urnes. Mieux vaut ainsi éviter de prendre la parole en réunion de CE pour afficher devant l’employeur son désaccord. Il faut également éviter l’information aux salariés par mail ou tract. Dans le même temps, il faut bien comprendre que si certains salariés ont été élus, c’est parce qu’un certain nombre de leurs collègues ont estimé qu’ils seraient les mieux à même de les représenter.
Pour éviter le conflit, rien de tel que le dialogue, expression de la démocratie au sein de l’institution. Un bon secrétaire est un secrétaire qui est à l’écoute des autres membres et qui prépare avec eux l’ordre du jour. Le secrétaire a des droits qui lui sont conférés par la loi : rédiger l’ordre du jour conjointement avec l’employeur, et rédiger seul le PV du CE, mais il doit représenter la majorité des élus. Ce n’est pas un membre supérieur du comité d’entreprise qui ne représente que lui-même. Si la fonction de secrétaire est exercée de manière presque dictatoriale, il faut en tirer toutes les conséquences qui s’imposent ; peut-être faudra-t-il alors en passer par une révocation du secrétaire et l’élection d’un nouveau secrétaire du CE.
Notre conseil : pour éviter d’aborder ces questions de change- ment de personne en plein conflit, mieux vaut rédiger une clause dans le règlement intérieur du CE sur la question du remplacement du secrétaire.

L’ultime recours pour l’élu qui s’estime incompris consisterait à introduire une action en justice pour délit d’entrave dirigée à l’en- contre du secrétaire du CE, action rarement engagée, compte tenu des effets qui pourraient s’en suivre et de la difficulté à rapporter les preuves d’un tel délit. A éviter dans la mesure du possible ! Parfois, la mise à l’écart de questions est opportune :

soit que la question relève d’une autre institution représentative du personnel (délégués du personnel ou délégué syndical) ;
soit que l’ordre du jour est déjà bien chargé et que le secrétaire pense qu’il sera plus efficace de reporter tel ou tel point à une autre réunion.

Comment le président et le secrétaire du CE élaborent-ils conjointement l’ordre du jour ? Une rencontre « virtuelle » peut-elle suffire (mail, téléphone) ?

Le chef d’entreprise ou son représentant et le secrétaire du CE (ou son remplaçant) doivent obligatoirement se rencontrer pour fixer l’ordre du jour.
Il peut s’agir d’une rencontre physique. Mais un échange par téléphone, mail, télécopie, courrier, etc., peut aussi bien faire l’affaire.

Solliciter les salariés,
c’est aussi une bonne idée !

Il n’y a pas forcément un élu par service, par antenne géographique. Aussi, il peut être intéressant de solliciter les salariés pour savoir s’ils souhaitent que certaines questions soient traitées au cours de la prochaine réunion de CE.
Vous pouvez donc faire installer une boîte aux lettres à l’extérieur du local CE, créer une adresse mail pour que les salariés puissent vous envoyer leurs questions avant un délai préalablement fixé. Outre le fait que cela peut faire naître des vocations, que cela montre combien vous êtes à l’écoute de ceux qui vous ont mandaté pour les représenter, cela peut aider le secrétaire dans sa « pêche aux questions ». Sachez que le secrétaire pourra ensuite ne retenir que certains sujets et en écarter d’autres et que la question posée par tel ou tel salarié (dont l’initiative doit rester anonyme) ne se retrouvera pas forcément à la lecture de l’ordre du jour définitif.

Il n’y a pas de règle toute faite : tout dépend du fait que vous travaillez ou non au même endroit que le chef d’entreprise, de ses disponibilités et des vôtres.
La loi ne dit pas non plus qui doit prendre l’initiative du contact (le secrétaire du CE ou le chef d’entreprise).
Une chose est sûre : soyez vigilant sur les délais. L’ordre du jour devant être communiqué par le chef d’entreprise au moins 72 heures avant la date de la réunion, il faut que le secrétaire du CE se soit entretenu avec le président du CE suffisamment long- temps à l’avance pour qu’il puisse matériellement rédiger l’ordre du jour et l’envoyer dans les temps. Il semble donc raisonnable de prendre l’habitude de se contacter 10 jours avant.

Le président du CE peut-il unilatéralement modifier l’ordre de présentation des questions portées à l’ordre du jour ?

Une fois établi, il n’est normalement plus possible de modifier quoi que ce soit dans l’ordre du jour, ni la formulation des questions, ni l’ordre de présentation. En effet, la présentation des questions est tout aussi stratégique que les questions elles-mêmes. Ce n’est pas un hasard si les élus souhaitent qu’une question soit abordée en début de réunion ; c’est qu’ils y attachent plus d’importance et qu’ils savent qu’ils seront plus disponibles, plus attentifs à ce moment-là.
A fortiori, le chef d’entreprise ne peut pas imposer en séance une modification de l’ordre d’examen des questions et prendre les élus de cours. En agissant ainsi, il se rendrait coupable d’un délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE. Le chef d’entreprise doit donc suivre la chronologie des questions.
Il arrive cependant que le chef d’entreprise demande une inver- sion dans l’examen des questions en cours de séance. Il doit pour ce faire obtenir un accord du CE à la majorité. Ce sera par exemple le cas lorsque l’examen d’une question nécessite la présence d’un interlocuteur extérieur au CE, voire à l’entreprise (cas du médecin du travail, par exemple), concerné par une seule question. Il peut dans ce cas être autorisé à examiner cette question en premier afin de « libérer » l’interlocuteur au plus vite. Mais normalement, il aurait dû le prévoir quand il s’était entretenu avec le secrétaire du CE !

Que faire si le président du CE n’est pas d’accord pour inscrire une question à l’ordre du jour ?

Une réunion ne peut valablement se tenir que si l’ordre du jour a été conjointement élaboré par l’employeur et le secrétaire du CE. Ces deux parties doivent obligatoirement aboutir à un accord :

l’employeur ne peut pas fixer seul l’ordre du jour et passer outre l’opposition du secrétaire du CE. En agissant de la sorte, il commettrait un délit d’entrave et serait passible de sanctions pénales. Par ailleurs, le comité ne peut valablement se réunir et délibérer sur un ordre du jour fixé unilatéralement par le chef d’entreprise. Les délibérations prises sans ordre du jour rédigé conjointement ne sont pas valables.
le secrétaire n’a pas davantage la possibilité de fixer tout seul l’ordre du jour.

Il faut savoir que la jurisprudence applique à la lettre ce principe de la fixation conjointe de l’ordre du jour.
Ainsi, même si l’examen d’une question nécessite plusieurs réu- nions, même si le chef d’entreprise décide unilatéralement d’une réunion supplémentaire, même s’il s’agit d’inscrire de plein droit une question rendue obligatoire par la loi, le règlement, la convention ou l’accord collectif de travail, un ordre du jour doit être rédigé conjointement par le président du CE ou son représentant et le secrétaire du CE.
Si le chef d’entreprise et le secrétaire du CE ne sont pas d’accord sur un point particulier :

soit ils arrivent à s’entendre à l’amiable sur le contenu et l’ordre de présentation de l’ordre du jour (par exemple en reformulant la question litigieuse) ;
soit ils n’arrivent pas à s’entendre à l’amiable. Si aucune des deux parties ne cède, l’une ou l’autre pourra saisir le juge des référés (Président du TGI) pour que celui-ci tente de résoudre la difficulté. Le juge peut alors décider d’autoriser le président du CE à convoquer le comité sur la base de l’ordre du jour litigieux ou inviter les parties pour discuter et arrêter en commun sous son égide l’ordre du jour.

Que faire si le président du CE n’est pas d’accord pour inscrire une question à l’ordre du jour et qu’il s’agit d’une consultation obligatoire en vertu d’une loi ou d’un accord collectif ?

Il faut rappeler que depuis une loi du 18 janvier 2005, le Code du travail prévoit que les consultations du CE rendues obligatoires par une disposition législative, réglementaire ou par un accord collectif de travail sont inscrites de plein droit par le président ou le secrétaire à l’ordre du jour de la réunion du comité. (C. trav.,art. L. 2325-15, alinéa 2)

De quoi s’agit-il ?
L’employeur a l’obligation d’informer ou de consulter le CE sur des sujets listés par le Code du travail selon une périodicité trimestrielle, semestrielle ou annuelle (affectation de la contribution logement et de la taxe d’apprentissage, orientations de la formation professionnelle, emploi de personnes handicapées, etc.). La plupart de ces informations ou consultations ne doivent pas être effectuées à des dates précises. Toujours est-il que le secrétaire du CE peut désormais obliger l’employeur à inscrire une consultation à l’ordre du jour si, une fois le trimestre, le semestre ou l’année écoulé(e), il constate que l’employeur n’a pas rempli son obligation. Mais même dans ce cas, l’élaboration conjointe de l’ordre du jour demeure la règle.
Le secrétaire reste tenu de soumettre préalablement la question au chef d’entreprise, alors même que la consultation est obligatoire. Avant que l’insertion de plein droit ne soit mise en œuvre unilatéralement par le secrétaire, un entretien en vue d’une fixation conjointe doit être proposé par l’un ou l’autre. C’est ce qu’a décidé la Cour de cassation dans une décision du 12 juillet 2010 (Cassation sociale, 12 juillet 2010, n° 08-40.740).
L’accord du chef d’entreprise n’est donc pas obligatoire.

Comment rédiger un ordre du jour ?

Le Code du travail ne donne pas d’indication sur la forme que doit revêtir l’ordre du jour. Il n’y a pas un contenu type, pas une forme obligatoire.
L’ordre du jour doit comporter les questions qui seront abordées lors de la réunion. Il doit être rédigé en termes clairs et précis, de sorte que les membres du comité soient réellement informés des questions qui seront abordées en séance, qu’ils puissent se préparer à intervenir utilement et à se prononcer en toute connaissance de cause.
Exemple : n’est pas suffisamment précis l’ordre du jour mentionnant la « réorganisation d’un service » sans que l’on sache de quel service il s’agit. De même, l’ordre du jour qui, en cas de licenciement économique, se borne à indiquer « point sur l’établissement », n’est pas suffisamment précis.
Un conseil : les questions seront abordées au cours de la réunion de CE dans l’ordre de présentation de l’ordre du jour. Mieux vaut ne pas regrouper les questions posées par la direction d’une part et celles posées par les élus d’autre part, mais alterner les questions de la direction et celles des élus en inscrivant les questions les plus importantes d’abord.
En effet, tout le monde sait que son attention est plus vive en début de réunion et qu’elle se relâche ensuite au fil de celle-ci. Plus l’heure tourne, plus on est pressé de rentrer chez soi, et plus le débat se distend… Il ne faut donc pas laisser la direction mener la réunion.

En substance, pour présenter un bon ordre du jour, mieux vaut :

rédiger des questions claires et précises : il faut savoir de quoi on va débattre. Il est donc conseillé de faire des phrases et de ne pas employer de style télégraphique !
éviter les sigles : ils ont un sens pour vous aujourd’hui, mais recouvriront peut-être une autre réalité demain ;
aller des questions les plus importantes au moins importantes ;
alterner les sujets posés par la direction et ceux abordés par les élus ;
ne pas hésiter à réinscrire des questions auxquelles la direction n’a pas complètement répondu au cours de réunions précédentes. La direction ne peut pas de facto écarter une question qui lui a déjà été soumise au motif qu’elle estime y avoir déjà répondu. Si vous souhaitez inscrire de nouveau une question déjà abordée lors de précédentes séances, c’est que vous n’êtes pas satisfait de la réponse qui vous a été adressée. La réinscrire montre tout l’intérêt que vous y portez !

Généralement, un ordre du jour suit le plan suivant :

approbation du procès-verbal de la réunion précédente ;
questions qui ont déjà été abordées lors de précédentes réunions et pour lesquelles l’employeur doit apporter des informations complémentaires ;
questions nouvelles ;
questions diverses.

Une rubrique questions diverses est en effet fréquemment insérée. Elle n’est cependant pas obligatoire. Cette rubrique peut être ouverte : les questions qui seront abordées ne sont pas listées. Ainsi, les élus se laissent la possibilité de traiter de questions qui n’auraient pas pu être inscrites à temps à l’ordre du jour. Cette rubrique peut aussi être fermée. Dans ce dernier cas, les questions sont détaillées précisément.
Attention, la rubrique questions diverses ne peut concerner que des questions de moindre importance car les parties n’ont en effet pas pu se préparer à y apporter des réponses appropriées.
Il n’est pas question que l’employeur soumette au comité des questions dans l’urgence alors qu’elles requièrent l’examen de documents préalables, et a fortiori qu’il demande son avis dans de telles conditions.
Hors de question également pour le CE d’insérer des questions qui vont l’entraîner à prendre à la dernière minute des décisions importantes (comme, par exemple, la décision de poursuivre l’employeur en justice).

L’ordre du jour doit-il être signé ? Par qui ?

L’ordre du jour doit être signé conjointement par le président du comité d’entreprise ou son représentant et par le secrétaire du CE pour chaque réunion. La Cour de cassation s’attache à ce que ce formalisme soit respecté. La preuve écrite de l’accord des deux responsables de la rédaction doit être apportée (Cassation sociale, 25 avril 2007, n° 06-40.267).

A qui est envoyé l’ordre du jour ?

Ce n’est pas le secrétaire du CE qui est chargé de transmettre l’ordre du jour aux élus, mais l’employeur.
Il doit être envoyé à tous les membres du comité d’entreprise sans exception : titulaires, suppléants, représentants syndicaux, ainsi que les personnes extérieures au comité dont la présence est pré- vue par la loi ou demandée par le comité (médecin du travail, experts du CE, etc.).

Comment est envoyé l’ordre du jour ?

La loi n’impose pas de forme précise. L’ordre du jour est souvent adressé en même temps que la convocation, mais cela n’est pas obligatoire.
L’ordre du jour peut être :

transmis par navette interne ;
remis en main propre contre décharge ;
envoyé au domicile des intéressés par lettre simple ou recommandée ;
transmis par télécopie ou par mail.

Ce qui est sûr, c’est qu’un simple affichage ne suffit pas.
Notre conseil : l’ordre du jour liste les questions qui seront abordées au cours de la réunion. Il ne contient pas d’informations confidentielles. Rien ne s’oppose donc à ce que le secrétaire du CE l’affiche sur les panneaux du comité à titre d’information des salariés.

Sous quel délai est envoyé l’ordre du jour ?

La loi est formelle : elle impose que l’ordre du jour soit communiqué par l’employeur trois jours au moins avant la réunion pour que les membres du CE aient le temps de préparer celle-ci.
Ce délai de trois jours peut être allongé, notamment par convention ou accord collectif, par le règlement intérieur du CE ou l’usage.
Il peut être réduit uniquement en cas d’urgence, c’est-à-dire de situation tout à fait exceptionnelle.
Il peut par exemple y avoir urgence en cas de risque d’accident du travail. En revanche, il est impossible d’invoquer l’urgence de la situation à l’occasion d’un projet de licenciement d’un salarié protégé.
Ce délai de trois jours n’est pas un délai franc. 72 heures minimum doivent séparer le moment où les membres reçoivent l’ordre du jour du moment où s’ouvre la séance. Il importe peu qu’à l’intérieur de ces trois jours se trouve un samedi et un dimanche ou un jour férié. Le délai ne sera pas allongé d’autant.

Et si l’ordre du jour est adressé tardivement aux membres du comité ?

Vous pouvez vous présenter à la réunion le jour dit et refuser de délibérer sur une question au seul motif que l’ordre du jour ne vous a pas été adressé au moins trois jours à l’avance.
Vous pouvez agir au plan pénal en invoquant le délit d’entrave au fonctionnement régulier du CE pour que le tribunal prononce une peine d’amende et/ou d’emprisonnement.
La jurisprudence de la chambre criminelle de la Cour de cassation est constante : le délai de trois jours est un délai d’ordre public ; il doit impérativement être respecté. Les juges du tribunal correctionnel condamneront en principe le président du CE au seul motif qu’il n’a pas respecté ce délai de trois jours, sauf à reconnaître qu’il était dans une situation d’urgence.
Vous pouvez aussi préférer agir devant les juridictions civiles pour faire remettre en cause la validité des délibérations prises sur la base d’un ordre du jour transmis moins de 72 heures avant la réunion. Mais attention, les juges se baseront sur l’attitude des membres du comité d’entreprise convoqués en méconnaissance du délai de trois jours. Si toute la délégation salariale se présente à la réunion, que vous délibérez et qu’aucune mention n’est portée au PV à propos du non respect du délai de trois jours, il sera a priori trop tard pour saisir ensuite le juge civil et lui demander de remettre en cause la validité des délibérations prises ce jour-là. Les juges pourraient estimer que cette irrégularité ne vous a pas empêché de donner votre avis en connaissance de cause.

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D. La première réunion

Publié le 16 juillet 2012 par Marc

Une réunion vraiment particulière : la première réunion

La première réunion est vraiment particulière. Si c’est la première fois qu’un CE est mis en place dans l’entreprise, tous les membres qui le composent sont par hypothèse de nouveaux élus. Peut-être que certains d’entre eux ont déjà exercé des mandats dans une autre entreprise, mais dans cette entreprise, c’est la première fois qu’il va leur falloir composer ensemble au sein de cette institution.
S’il s’agit d’un renouvellement du CE, les choses peuvent être différentes : peut-être êtes-vous élu(e) pour la première fois ou briguez-vous un nouveau mandat et siégerez à côté de nouveaux élus.
En tout état de cause, novices et élus chevronnés sont amenés à cohabiter durant tout le mandat. Cette première réunion est faite pour mettre en place le CE et pour qu’il puisse fonctionner rapidement. C’est une réunion d’initiation et d’organisation. Premier contact entre tous les représentants du personnel, entre les membres du CE et le chef d’entreprise, cette réunion va principalement permettre de fixer les règles essentielles de fonctionnement du comité et de répartir les tâches entre ses membres.
A partir de là, il va falloir prendre vos marques.

Qui participe à cette première réunion ?

Vous serez peut-être plus nombreux que d’habitude à cette première réunion.
En effet, côté délégation du personnel, le chef d’entreprise doit convoquer :

les élus titulaires ;
les élus suppléants ;
les représentants syndicaux s’il y en a.

Par ailleurs, il est d’usage de convoquer l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier du CE pour qu’ils procèdent à la reddition des comptes. Certains chefs d’entreprise invitent même tous les anciens élus, mais c’est plus rare.
Deux collaborateurs de l’employeur peuvent d’ores et déjà assister à la réunion. En toute logique, ils seront donc convoqués.
La loi ne prévoit aucun délai particulier pour la convocation des membres nouvellement élus à la première réunion du CE. Cependant, la périodicité des réunions du CE doit être respectée.
Il en résulte que cette première réunion ne doit pas avoir lieu plus d’un mois (ou deux mois s’il s’agit d’une entreprise de moins de 150 salariés non constituée en délégation unique du personnel) après la dernière séance du comité sortant.
Il arrive parfois qu’il y ait un léger décalage en raison de retards pris dans le déroulement des élections.

L’ordre du jour de la première réunion : qui le rédige ?

C’est la première et dernière fois que le président du CE rédigera seul l’ordre du jour d’une réunion puisqu’il n’y a pas encore de secrétaire de CE. Même si l’ancien secrétaire a été réélu au CE, il n’a pas à intervenir dans la fixation de l’ordre du jour, puisqu’il n’est plus secrétaire en titre et que rien ne laisse supposer qu’il sera reconduit dans ses fonctions de secrétaire tant que le vote n’a pas eu lieu.
Aucun texte ne détermine le contenu de ce premier ordre du jour, mais certains points doivent être obligatoirement abordés.
La première réunion a pour objet principal de déterminer les modalités de fonctionnement à venir du comité. C’est celle des diverses désignations, de l’élaboration du règlement intérieur, de la mise en place des diverses commissions et de la transmission des documents par l’équipe sortante (archives – notamment les PV de réunion –, transmission des comptes, etc.).
Il est en effet important de savoir de quoi vous partez. Ce n’est pas parce que vous êtes nouvellement élus qu’il faut forcément faire table rase de ce qu’ont fait vos prédécesseurs. Encore faut-il être mis au courant des démarches entreprises, des contrats passés, des contacts pris, de manière à ce que la transition se fasse le mieux possible.
La loi prévoit d’ailleurs que les membres du comité sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion et lui remettent tout document concernant l’administration et l’activité de l’instance. Ainsi, les anciens élus doivent-ils présenter à la nouvelle équipe un bilan de leur gestion en matière d’activités sociales et culturelles et de fonctionnement. Concrètement, ce sont bien souvent l’ancien secrétaire et l’ancien trésorier qui s’acquittent de cette tâche. Cette phase est importante car elle vous permettra de faire le point sur ce dont dispose le CE en termes de budgets.
Remarque : la pratique montre que les anciens élus ne se précipitent pas toujours pour vous rendre compte de leur gestion et vous transmettre toutes les archives. C’est navrant car cela fait perdre du temps au nouveau CE. N’hésitez pas à insister pour obtenir ces documents.

La première réunion est aussi l’occasion de discuter des modalités pratiques de fonctionnement : utilisation du matériel, des locaux et des heures de délégation, modalités de versement des budgets du comité, ouverture d’un compte bancaire ou postal, etc.
Il est également important qu’au plus vite le chef d’entreprise vous transmette la documentation économique et financière de l’entreprise. Il dispose d’un mois à compter de l’élection pour le faire, mais autant obtenir ces documents dès que possible, et la première réunion peut être l’occasion de leur remise aux élus. Vous pourrez ainsi poser des questions au chef d’entreprise. Cette documentation a pour objet de présenter l’entreprise de manière synthétique sur les plans juridique, financier, économique et organisationnel. Vous aurez déjà des indications sur les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées. A vous de vous faire préciser la position de l’entreprise sur son marché et de poser des questions sur l’état des effectifs présents et futurs.
Remarque : force est de constater que cette obligation de remettre au CE une telle documentation est souvent oubliée par l’employeur. Faites le forcing pour l’obtenir !

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C. Les réunions préparatoires

Publié le 9 juillet 2012 par Marc

Les réunions préparatoires

Une réunion préparatoire, ça sert à quoi ?

Vous pourrez toujours chercher dans le Code du travail des dispositions relatives aux réunions préparatoires, vous n’en trouverez pas. Il n’y a aucune disposition légale à ce sujet. Pourtant, la réussite d’une réunion plénière dépend bien souvent de la manière dont elle a été préparée. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’organiser des réunions préparatoires pour pré- parer les réunions plénières.
Les sujets à débattre en réunion plénière sont souvent techniques (participation, examen de documents économiques, juridiques et financiers, etc.) et à forte implication pour les salariés (projet de licenciements économiques, plan de formation, égalité hommes/femmes, etc.). Il est donc indispensable d’avoir travaillé ces sujets préalablement à la réunion.
La réunion préparatoire est une réunion de concertation. Pour être constructif, il vaut mieux arriver à une réunion plénière unis plutôt que divisés sur les questions qui seront abordées avec l’employeur. Nombre de sujets sont délicats au vu de leurs conséquences sociales et économiques, et, s’agissant par exemple d’une position à prendre lors d’un futur vote, on comprend qu’il puisse y avoir des divergences entre différents syndicats, entre anciens et nouveaux élus, entre cadres et non cadres, etc. La réunion préparatoire doit être un premier lieu d’échange entre élus, leur permettant d’élaborer une stratégie commune face à l’employeur. Il ne faut pas donner à l’employeur l’occasion de tirer parti de vos divisions éventuelles !
La réunion préparatoire, comme son nom l’indique, sert à préparer la réunion en dehors de la présence de la direction : étude et approfondissement des documents fournis par l’employeur, préparation des questions à poser, analyse d’un dossier épineux, répartition des rôles de sorte que ce ne soient pas tou- jours les mêmes qui posent les questions qui fâchent en réu- nion de CE, désignation d’un membre référent officieux pour tel ou tel sujet abordé, présentation des conclusions rendues par les membres des commissions et autres experts sollicités pour la compréhension de certains documents, etc.
La réunion préparatoire peut aussi être un lieu d’échange pour débattre de questions relatives aux activités sociales et culturelles : opportunité d’organiser un voyage, grilles tarifaires… Souvent, les questions de participation financière donnent lieu à des échanges houleux. Par exemple, faut-il un minimum d’ancienneté pour pouvoir bénéficier d’une prise en charge financière du CE ? Si oui, combien ? Les salariés temporairement absents pour cause de congé parental d’éducation, congé individuel de formation, en longue maladie, peuvent-ils bénéficier d’une participation du CE, même s’ils ne perçoivent pas de maintien de salaire de la part de l’employeur (donc n’alimentent pas le budget servant à financer les activités sociales et culturelles) ? Quid des salariés à temps partiel ? Faut-il ou non proratiser la prise en charge du CE par rapport à leur temps de travail ? Autant de questions et bien d’autres qui doivent être débattues, tranchées par le CE et expliquées aux salariés le moment venu. Encore une fois, mieux vaut ne pas faire état de ses divergences devant l’employeur et essayer de trouver une solution ensemble.
C’est aussi en réunion préparatoire que peut être prise la décision de demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
Tous les élus ne travaillent pas forcément en un même lieu, n’appartiennent pas aux mêmes services, n’ont pas tous les mêmes affinités avec les salariés. Tous peuvent donc utilement présenter en réunion préparatoire les préoccupations des uns et des autres, préoccupations qui seront éventuellement traduites en questions figurant à l’ordre du jour. Une telle façon de faire permet un fonctionnement démocratique du CE, dans l’intérêt de tous !

À quel moment organiser une réunion préparatoire par rapport à la réunion plénière ?

Il n’y a pas de règle toute faite. Tout dépend des élus qui composent le comité. S’ils travaillent tous sur un même site, s’ils sont soumis sensiblement aux mêmes horaires, s’ils ont peu de déplacements professionnels, se rencontrer à n’importe quel moment sera plus simple. Il suffira juste de se coordonner.
En revanche, des élus travaillant sur toute la France, travaillant par équipes (certains de jours, d’autres de nuit, d’autres encore le week-end), des salariés itinérants ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise, tous auront plus de mal à se retrouver. Dans ces cas de figure, les élus se rencontrent le plus souvent peu de temps avant la réunion plénière pour la réunion préparatoire.
C’est aussi une astuce pour faire prendre en charge par la direction les frais liés aux déplacements. Si la réunion plénière est programmée l’après-midi, rencontrez-vous le matin. L’employeur devra de toute façon prendre en charge les frais de déplacement
pour la réunion plénière ; il lui importe donc peu de payer le billet de train du matin ou celui de l’après-midi. Pour le CE, cela fait l’économie d’un billet de train !

Faut-il l’autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire ?

Non, il n’est pas nécessaire de demander et d’obtenir une autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire.
Il faut néanmoins mettre un bémol à cette affirmation selon les personnes participant à cette réunion et le lieu où elle se déroule. Si, en effet, les membres titulaires et les suppléants qui remplacent des titulaires absents bénéficient d’heures de délégation qu’ils peuvent utiliser pour des activités en relation avec leur mandat (donc assister à une réunion préparatoire), tel n’est pas le cas des suppléants en général.
Dès lors, si des membres suppléants veulent participer à la réunion préparatoire qui se déroule pendant leur temps de travail, ils doivent demander et obtenir une autorisation d’absence de la part de leur employeur.
Si les suppléants s’absentaient sans demander et obtenir l’autorisation de leur employeur, ils commettraient une faute susceptible d’être sanctionnée.
Notre conseil : vérifiez si le règlement intérieur du CE autorise les suppléants à participer aux réunions préparatoires ou s’il existe un usage en ce sens. Au besoin, essayez de négocier ! Essayez aussi de négocier la possibilité pour les titulaires d’assister aux réunions préparatoires sans déduction de leurs heures de délégation !
Les membres du CE doivent également demander une autorisation à leur employeur s’ils souhaitent que la réunion préparatoire se tienne en dehors du local CE, à moins que le règlement intérieur du CE ou un usage ne les autorise à utiliser une salle de réunion quelconque.

Qui peut participer aux réunions préparatoires ?

Une certaine liberté est laissée sur ce point. A priori, tout membre du CE peut participer à la réunion préparatoire puisqu’il s’agit de préparer la réunion plénière.
Il est toutefois possible d’en restreindre le public, et notamment de ne pas y inviter les représentants syndicaux. En effet, même s’ils sont membres du CE et participent aux réunions plénières, ils représentent l’organisation syndicale qui les a désignés et s’expriment à ce titre. Par ailleurs, ils ne prennent pas part aux votes. Or, la réunion préparatoire a pour but de discuter en amont de la position, si possible commune, du comité, qui sera défendue en réunion sur tel ou tel sujet.
Rien n’interdit pour autant d’inviter les représentants syndicaux. Le CE est une entité à laquelle ils appartiennent également. Même s’ils ne participent pas aux votes, leur position sur tel ou tel point peut utilement éclairer la position des élus du CE. Ils peuvent donc être de bon conseil.
A vous de trancher ! N’oubliez pas de regarder si le règlement intérieur du CE prévoit une règle à ce sujet. Gardez à l’esprit que le but d’une telle réunion est qu’elle soit constructive ; tout dépend donc des relations entretenues entre les élus et les représentants syndicaux.
Le président du CE ne peut s’imposer à une réunion préparatoire. Il n’a d’ailleurs généralement rien à y faire, puisque le but d’une telle réunion est d’adopter la stratégie pour la réunion plénière. Ces débats internes ne le concernent en rien.
Il est possible d’inviter des personnes extérieures au CE à des réunions préparatoires (membres de commissions, expert-comptable du CE, fournisseurs, etc). En théorie, il faudrait demander l’autorisation à l’employeur dans la plupart des cas. Dans les faits, la personne se présente à l’accueil en annonçant qu’elle a rendez- vous et on vient la chercher.

Où peut se dérouler la réunion préparatoire ?

En général, la réunion préparatoire a lieu dans le local du CE. C’est la solution la plus pratique puisque c’est a priori là que le CE peut le mieux travailler. C’est là qu’est regroupée toute la documentation du CE, qu’il est possible d’y passer des appels téléphoniques, d’utiliser Internet, de faire des photocopies, et tout cela en toute confidentialité et sans que les membres ne soient dérangés.
Il arrive aussi que les réunions préparatoires se tiennent à l’extérieur de l’entreprise, au café ou au restaurant, par exemple ! Certains élus préfèrent sortir de l’entreprise et se réunir en un en- droit plus convivial. Ce n’est pas interdit et peut être un moyen de réunir aussi les suppléants si cette réunion se déroule en dehors du temps de travail, notamment au moment de la pause déjeuner. Attention cependant aux informations échangées en un lieu public ; rien n’en garantit la confidentialité !

Qui paie les déplacements et autres frais des élus qui se rendent à une réunion préparatoire ?

La loi impose à l’employeur de payer les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion ordinaire ou extraordinaire parce qu’il choisit le lieu et l’heure de la réunion.
Il n’intervient en revanche pas dans la préparation des réunions préparatoires. C’est donc au CE de prendre en charge, sur son budget de fonctionnement, les frais inhérents au déplacement des participants à la réunion préparatoire. A lui de fixer les règles de remboursement. Pour des questions d’économie budgétaire, il est par exemple possible de prévoir que les déplacements en voiture seront remboursés sur la base des barèmes établis par l’administration fiscale, de prévoir que seul le train et non l’avion sera pris en charge et qu’il le sera sur la base du tarif seconde classe, de fixer une prise en charge forfaitaire des frais de repas ou de logement, d’inciter les
élus à prendre les transports publics plutôt que le taxi, etc.
Notre conseil : mieux vaut fixer ces règles une bonne fois pour toutes dans le règlement intérieur du CE, de manière à éviter d’éventuels abus.
Attention : si les élus prennent leur véhicule personnel, qu’ils pensent à vérifier qu’ils sont bien couverts en cas d’accident. Dans certains contrats d’assurance, l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles n’est pas envisagée.

Quand a lieu la réunion préparatoire, pendant ou en dehors du temps de travail ?

On peut envisager les deux hypothèses.
Première hypothèse : la réunion préparatoire a lieu pendant le temps de travail

Dans ce cas, si rien de particulier n’a été négocié avec l’employeur, seuls ceux qui ont du crédit d’heures peuvent y assister.
Un accord spécifique peut avoir été négocié avec l’employeur pour que le temps passé en réunion préparatoire ne soit pas déduit des heures de délégation des titulaires et/ou pour que les suppléants puissent y assister sans déduction de salaire.
Attention : autorisation d’absence ne rime pas forcément avec autorisation d’absence rémunérée. Une chose est d’autoriser un membre du CE qui n’a pas de crédit d’heures à s’absenter de son poste de travail pour participer à une réunion préparatoire, une autre est de prévoir qu’il sera rémunéré malgré tout. Si l’employeur ne maintient pas le salaire de ce participant, le CE peut très bien le faire à partir du budget de fonctionnement.

Seconde hypothèse : la réunion préparatoire a lieu en dehors du temps de travail

Si la réunion préparatoire se déroule en dehors du temps de travail, il n’y a aucun obstacle à ce que ceux qui n’ont pas de crédit d’heures y participent.
Mais il n’y a pas que des avantages à cette façon de procéder ! Soit la réunion se déroule à l’heure du déjeuner et vous serez donc très limités dans le temps, soit la réunion se déroule avant ou après le temps de travail et là il faudra compter sur la présence volontaire de chacun !

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