Les réunions préparatoires

Une réunion préparatoire, ça sert à quoi ?

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Vous pourrez toujours chercher dans le Code du travail des dispositions relatives aux réunions préparatoires, vous n’en trouverez pas. Il n’y a aucune disposition légale à ce sujet. Pourtant, la réussite d’une réunion plénière dépend bien souvent de la manière dont elle a été préparée. C’est pourquoi il est vivement recommandé d’organiser des réunions préparatoires pour pré- parer les réunions plénières.
Les sujets à débattre en réunion plénière sont souvent techniques (participation, examen de documents économiques, juridiques et financiers, etc.) et à forte implication pour les salariés (projet de licenciements économiques, plan de formation, égalité hommes/femmes, etc.). Il est donc indispensable d’avoir travaillé ces sujets préalablement à la réunion.
La réunion préparatoire est une réunion de concertation. Pour être constructif, il vaut mieux arriver à une réunion plénière unis plutôt que divisés sur les questions qui seront abordées avec l’employeur. Nombre de sujets sont délicats au vu de leurs conséquences sociales et économiques, et, s’agissant par exemple d’une position à prendre lors d’un futur vote, on comprend qu’il puisse y avoir des divergences entre différents syndicats, entre anciens et nouveaux élus, entre cadres et non cadres, etc. La réunion préparatoire doit être un premier lieu d’échange entre élus, leur permettant d’élaborer une stratégie commune face à l’employeur. Il ne faut pas donner à l’employeur l’occasion de tirer parti de vos divisions éventuelles !
La réunion préparatoire, comme son nom l’indique, sert à préparer la réunion en dehors de la présence de la direction : étude et approfondissement des documents fournis par l’employeur, préparation des questions à poser, analyse d’un dossier épineux, répartition des rôles de sorte que ce ne soient pas tou- jours les mêmes qui posent les questions qui fâchent en réu- nion de CE, désignation d’un membre référent officieux pour tel ou tel sujet abordé, présentation des conclusions rendues par les membres des commissions et autres experts sollicités pour la compréhension de certains documents, etc.
La réunion préparatoire peut aussi être un lieu d’échange pour débattre de questions relatives aux activités sociales et culturelles : opportunité d’organiser un voyage, grilles tarifaires… Souvent, les questions de participation financière donnent lieu à des échanges houleux. Par exemple, faut-il un minimum d’ancienneté pour pouvoir bénéficier d’une prise en charge financière du CE ? Si oui, combien ? Les salariés temporairement absents pour cause de congé parental d’éducation, congé individuel de formation, en longue maladie, peuvent-ils bénéficier d’une participation du CE, même s’ils ne perçoivent pas de maintien de salaire de la part de l’employeur (donc n’alimentent pas le budget servant à financer les activités sociales et culturelles) ? Quid des salariés à temps partiel ? Faut-il ou non proratiser la prise en charge du CE par rapport à leur temps de travail ? Autant de questions et bien d’autres qui doivent être débattues, tranchées par le CE et expliquées aux salariés le moment venu. Encore une fois, mieux vaut ne pas faire état de ses divergences devant l’employeur et essayer de trouver une solution ensemble.
C’est aussi en réunion préparatoire que peut être prise la décision de demander la tenue d’une réunion extraordinaire.
Tous les élus ne travaillent pas forcément en un même lieu, n’appartiennent pas aux mêmes services, n’ont pas tous les mêmes affinités avec les salariés. Tous peuvent donc utilement présenter en réunion préparatoire les préoccupations des uns et des autres, préoccupations qui seront éventuellement traduites en questions figurant à l’ordre du jour. Une telle façon de faire permet un fonctionnement démocratique du CE, dans l’intérêt de tous !

À quel moment organiser une réunion préparatoire par rapport à la réunion plénière ?

Il n’y a pas de règle toute faite. Tout dépend des élus qui composent le comité. S’ils travaillent tous sur un même site, s’ils sont soumis sensiblement aux mêmes horaires, s’ils ont peu de déplacements professionnels, se rencontrer à n’importe quel moment sera plus simple. Il suffira juste de se coordonner.
En revanche, des élus travaillant sur toute la France, travaillant par équipes (certains de jours, d’autres de nuit, d’autres encore le week-end), des salariés itinérants ou travaillant à l’extérieur de l’entreprise, tous auront plus de mal à se retrouver. Dans ces cas de figure, les élus se rencontrent le plus souvent peu de temps avant la réunion plénière pour la réunion préparatoire.
C’est aussi une astuce pour faire prendre en charge par la direction les frais liés aux déplacements. Si la réunion plénière est programmée l’après-midi, rencontrez-vous le matin. L’employeur devra de toute façon prendre en charge les frais de déplacement
pour la réunion plénière ; il lui importe donc peu de payer le billet de train du matin ou celui de l’après-midi. Pour le CE, cela fait l’économie d’un billet de train !

Faut-il l’autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire ?

Non, il n’est pas nécessaire de demander et d’obtenir une autorisation de l’employeur pour organiser une réunion préparatoire.
Il faut néanmoins mettre un bémol à cette affirmation selon les personnes participant à cette réunion et le lieu où elle se déroule. Si, en effet, les membres titulaires et les suppléants qui remplacent des titulaires absents bénéficient d’heures de délégation qu’ils peuvent utiliser pour des activités en relation avec leur mandat (donc assister à une réunion préparatoire), tel n’est pas le cas des suppléants en général.
Dès lors, si des membres suppléants veulent participer à la réunion préparatoire qui se déroule pendant leur temps de travail, ils doivent demander et obtenir une autorisation d’absence de la part de leur employeur.
Si les suppléants s’absentaient sans demander et obtenir l’autorisation de leur employeur, ils commettraient une faute susceptible d’être sanctionnée.
Notre conseil : vérifiez si le règlement intérieur du CE autorise les suppléants à participer aux réunions préparatoires ou s’il existe un usage en ce sens. Au besoin, essayez de négocier ! Essayez aussi de négocier la possibilité pour les titulaires d’assister aux réunions préparatoires sans déduction de leurs heures de délégation !
Les membres du CE doivent également demander une autorisation à leur employeur s’ils souhaitent que la réunion préparatoire se tienne en dehors du local CE, à moins que le règlement intérieur du CE ou un usage ne les autorise à utiliser une salle de réunion quelconque.

Qui peut participer aux réunions préparatoires ?

Une certaine liberté est laissée sur ce point. A priori,  tout membre du CE peut participer à la réunion préparatoire puisqu’il s’agit de préparer la réunion plénière.
Il est toutefois possible d’en restreindre le public, et notamment de ne pas y inviter les représentants syndicaux. En effet, même s’ils sont membres du CE et participent aux réunions plénières, ils représentent l’organisation syndicale qui les a désignés et s’expriment à ce titre. Par ailleurs, ils ne prennent pas part aux votes. Or, la réunion préparatoire a pour but de discuter en amont de la position, si possible commune, du comité, qui sera défendue en réunion sur tel ou tel sujet.
Rien n’interdit pour autant d’inviter les représentants syndicaux. Le CE est une entité à laquelle ils appartiennent également. Même s’ils ne participent pas aux votes, leur position sur tel ou tel point peut utilement éclairer la position des élus du CE. Ils peuvent donc être de bon conseil.
A vous de trancher ! N’oubliez pas de regarder si le règlement intérieur du CE prévoit une règle à ce sujet. Gardez à l’esprit que le but d’une telle réunion est qu’elle soit constructive ; tout dépend donc des relations entretenues entre les élus et les représentants syndicaux.
Le président du CE ne peut s’imposer à une réunion préparatoire. Il n’a d’ailleurs généralement rien à y faire, puisque le but d’une telle réunion est d’adopter la stratégie pour la réunion plénière. Ces débats internes ne le concernent en rien.
Il est possible d’inviter des personnes extérieures au CE à des réunions préparatoires (membres de commissions, expert-comptable du CE, fournisseurs, etc). En théorie, il faudrait demander l’autorisation à l’employeur dans la plupart des cas. Dans les faits, la personne se présente à l’accueil en annonçant qu’elle a rendez- vous et on vient la chercher.

Où peut se dérouler la réunion préparatoire ?

En général, la réunion préparatoire a lieu dans le local du CE. C’est la solution la plus pratique puisque c’est a priori là que le CE peut le mieux travailler. C’est là qu’est regroupée toute la documentation du CE, qu’il est possible d’y passer des appels téléphoniques, d’utiliser Internet, de faire des photocopies, et tout cela en toute confidentialité et sans que les membres ne soient dérangés.
Il arrive aussi que les réunions préparatoires se tiennent à l’extérieur de l’entreprise, au café ou au restaurant, par exemple ! Certains élus préfèrent sortir de l’entreprise et se réunir en un en- droit plus convivial. Ce n’est pas interdit et peut être un moyen de réunir aussi les suppléants si cette réunion se déroule en dehors du temps de travail, notamment au moment de la pause déjeuner. Attention cependant aux informations échangées en un lieu public ; rien n’en garantit la confidentialité !

Qui paie les déplacements et autres frais des élus qui se rendent à une réunion préparatoire ?

La loi impose à l’employeur de payer les déplacements et autres frais des membres du CE qui se rendent à une réunion ordinaire ou extraordinaire parce qu’il choisit le lieu et l’heure de la réunion.
Il n’intervient en revanche pas dans la préparation des réunions préparatoires. C’est donc au CE de prendre en charge, sur son budget de fonctionnement, les frais inhérents au déplacement des participants à la réunion préparatoire. A lui de fixer les règles de remboursement. Pour des questions d’économie budgétaire, il est par exemple possible de prévoir que les déplacements en voiture seront remboursés sur la base des barèmes établis par l’administration fiscale, de prévoir que seul le train et non l’avion sera pris en charge et qu’il le sera sur la base du tarif seconde classe, de fixer une prise en charge forfaitaire des frais de repas ou de logement, d’inciter les
élus à prendre les transports publics plutôt que le taxi, etc.
Notre conseil : mieux vaut fixer ces règles une bonne fois pour toutes dans le règlement intérieur du CE, de manière à éviter d’éventuels abus.
Attention : si les élus prennent leur véhicule personnel, qu’ils pensent à vérifier qu’ils sont bien couverts en cas d’accident. Dans certains contrats d’assurance, l’utilisation du véhicule à des fins professionnelles n’est pas envisagée.

Quand a lieu la réunion préparatoire, pendant ou en dehors du temps de travail ?

On peut envisager les deux hypothèses.
Première hypothèse : la réunion préparatoire a lieu pendant le temps de travail

Dans ce cas, si rien de particulier n’a été négocié avec l’employeur, seuls ceux qui ont du crédit d’heures peuvent y assister.
Un accord spécifique peut avoir été négocié avec l’employeur pour que le temps passé en réunion préparatoire ne soit pas déduit des heures de délégation des titulaires et/ou pour que les suppléants puissent y assister sans déduction de salaire.
Attention : autorisation d’absence ne rime pas forcément avec autorisation d’absence rémunérée. Une chose est d’autoriser un membre du CE qui n’a pas de crédit d’heures à s’absenter de son poste de travail pour participer à une réunion préparatoire, une autre est de prévoir qu’il sera rémunéré malgré tout. Si l’employeur ne maintient pas le salaire de ce participant, le CE peut très bien le faire à partir du budget de fonctionnement.

Seconde hypothèse : la réunion préparatoire a lieu en dehors du temps de travail

Si la réunion préparatoire se déroule en dehors du temps de travail, il n’y a aucun obstacle à ce que ceux qui n’ont pas de crédit d’heures y participent.
Mais il n’y a pas que des avantages à cette façon de procéder ! Soit la réunion se déroule à l’heure du déjeuner et vous serez donc très limités dans le temps, soit la réunion se déroule avant ou après le temps de travail et là il faudra compter sur la présence volontaire de chacun !

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